Примеры погашения дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность

Порой осуществлять контроль дебиторской и кредиторской задолженности совсем не просто. А еще сложнее планировать их погашение. Однако финансовый директор может справиться с этой задачей. Рассмотрим основные принципы контроля и анализа дебиторской и кредиторской задолженностью, применимые для большинства предприятий.

Что такое дебиторская и кредиторская задолженность

Дебиторская и кредиторская задолженность - это существенная и значимая часть текущего оборотного капитала компании. Так, например, от поступивших на предприятие ТМЦ до живых денег три шага, три цикла - незавершенное производство (производственный цикл), готовая продукция и собственно дебиторская задолженность (логистический и коммерческий циклы). От дебиторской задолженности только один шаг - получение денег (см. подробно о том, что такое дебиторка). Как, впрочем, и от кредиторской один шаг до оттока денег - оплата задолженностей.

Анализ состава дебиторской и кредиторской задолженности

В состав кредиторской задолженности входят:

• авансы, полученные компанией от покупателей;
• неоплаченные задолженности по поставкам ТМЦ, уже оприходованные компанией;
• в зависимости от логистических условий договоров ТМЦ, находящиеся в пути, но право собственности на которые уже перешло к вам, - счета к получению.

По своей экономической сущности кредиторская задолженность представляет собой взаимное товарное кредитование компаний.

В состав дебиторской задолженности входят:

• авансы поставщикам;
• ТМЦ, которые еще не поступили на баланс компании;
• задолженность покупателей за отгруженные им товары;
• счета к оплате - предоставленные вашей компанией услуги и выполненные работы, на которые вами были оформлены необходимые документы, уже принятые вашими клиентами, но денежные средства по которым еще не получены.

По видам дебиторская или кредиторская задолженность классифицируется так.

1) С точки зрения оборачиваемости:

• краткосрочная - срок оборачиваемости менее года;
• долгосрочная - срок оборачиваемости более года.

2) С точки зрения места возникновения: коммерческая - связанная с основной деятельностью предприятия (производством и реализацией продукции, оказанием услуг, выполнением работ).

На объемы сырья и материалов, покупных комплектующих, незавершенного производства, готовой продукции финансовый директор может оказать только косвенное влияние, поскольку это не его стезя, не его сфера управления. А вот корректировать размер дебиторской и кредиторской задолженности и таким образом влиять на текущий оборотный капитал компании вполне возможно.

Дебиторская и кредиторская задолженность предприятия должны отражаться в учете таким образом, чтобы можно было легко получить информацию о каждом контрагенте и каждом договоре на любую дату. Например, учет договоров по продаже готовой продукции удобно вести по форме, приведенной в таблице 1. Для планирования дебиторской задолженности целесообразно составить ведомость, примерный вариант которой представлен в таблице 2. Аналогично можно организовать управление кредиторской задолженностью. В этом случае графу «Покупатель» следует переименовать в «Поставщик». Анализ информации, собранной в ведомостях расчетов, позволяет определить неблагополучные договоры, платежи по которым отстают от плановых, и своевременно принять меры для изменения сложившейся ситуации.

Скачайте полезные документы:

Отчет для контроля дебиторской задолженности

Контроль дебиторской задолженности

В структуре текущих активов большинства российских предприятий дебиторская задолженность составляет внушительную часть. Это значит, что существенная часть продукции отгружается в кредит. В то же время многие компании отражают в бухучете реализацию продукции «по отгрузке» непосредственно после продажи. Иначе говоря, показатель выручки от реализации в отчете о прибылях и убытках включает еще не полученные денежные суммы. Следовательно, большинству компаний для получения живых денег необходимо не допускать возникновения просроченной дебиторской задолженности.

Поскольку величина дебиторской задолженности зависит от объема продаж, планирование начинается с составления прогноза сбыта. Как правило, компании разрабатывают такой прогноз на год с поквартальным разделением. Затем определяются коэффициенты инкассации. Эти коэффициенты показывают, какая часть реализованной продукции будет оплачена покупателями в текущем периоде, какая в следующем и т. д. Например, если по условиям договоров покупатели оплачивают 80% от стоимости приобретенных товаров в момент покупки, а оставшиеся 20% – в следующем месяце, то коэффициент инкассации текущего месяца (по этим договорам) будет составлять 80%, а следующего – 20%.

Таблица 1. Оперативный учет расчетов с покупателями

Таблица 2. Ведомость расчетов по дебиторской задолженности

Обычно финансовые службы компании отслеживают количество времени, необходимое покупателям для оплаты счетов. Информацию о сроках оплаты получают из условий договоров о продаже продукции, оперативного учета расчетов с покупателями и ведомостей расчетов по договорам. На основе этих данных и рассчитываются . Для их определения часто используются статистические методы, основанные на анализе данных за прошлые годы.

Форма плана погашения дебиторской задолженности приведена в таблице 3.

Таблица 3 . План погашения дебиторской задолженности

Оплачено 1

Предыдущий год (факт)

сентябрь

итого на конец периода

Остаток дебиторской задолженности на конец периода 2

Сумма задолженности к погашению за предыдущий год 3

Отгружено: январь

сентябрь

январь (следующего года)

Всего денежных поступлений (сумма стр. 2–15)

Отгружено товаров

1 Поступления от погашения дебиторской задолженности за товары, отгруженные в каждом месяце: 10% от продаж оплачивается в месяце, предшествующем отгрузке, 50% от продаж – в месяце, когда была отгрузка, 20% продаж – в следующем месяце, 15% продаж – через месяц после отгрузки.

2 Остаток дебиторской задолженности на конец периода, включая безнадежные долги и переходящие остатки предыдущего года.

3 Из остатка дебиторской задолженности прошлого года ожидается к получению в январе, феврале и марте.

Рассмотрим на примере возможный вариант прогноза погашения дебиторской задолженности на год (с ежемесячной разбивкой).

Пример прогноза погашения дебиторской задолженности на год

Предположим, что у предприятия прогнозируемый объем отгрузки продукции покупателям в каждом месяце составляет 300 млн руб.

Коэффициенты инкассации:

• 10% от продажи товаров оплачивается в месяце, предшествующем отгрузке (аванс), то есть при объеме отгрузки 300 млн руб. аванс составляет 30 млн руб.;
• 50% от продажи товаров оплачивается в этом же месяце (150 млн руб.);
• 20% продаж оплачивается в следующем месяце (60 млн руб.);
• 15% продаж оплачивается через месяц (45 млн руб.);
• 5% продаж представляют собой безнадежные к взысканию долги (15 млн руб.).

Исходя из этих условий составим план погашения дебиторской задолженности (табл. 3), который позволит прогнозировать остаток дебиторской задолженности на конец каждого месяца планируемого года.

Формула расчета дебиторской задолженности на конец периода:

Дебиторская задолженность на конец периода = Дебиторская задолженность на начало периода + Объем отгрузки текущего периода – Объем денежных поступлений в текущем периоде.

Дебиторская задолженность на начало периода совпадает с задолженностью на конец предыдущего периода. Например, дебиторская задолженность покупателей на конец марта равна:

• 255 млн руб. + 300 млн руб. – 360 млн руб. = 195 млн руб., где 255 млн руб. – дебиторская задолженность на конец февраля;
• 300 млн руб. – отгрузка товаров в феврале;
• 360 млн руб. – объем денежных поступлений в марте, состоящий из погашения долга за прошлый год, а также поступлений, рассчитанных исходя из коэффициентов инкассации:
• 45 млн руб. (15% от 300 млн руб.) – оплата товаров, отгруженных в январе;
• 60 млн руб. (20% от 300 млн руб.) – оплата товаров, отгруженных в феврале;
• 150 млн руб. (50% от 300 млн руб.) – оплата товаров, отгруженных в марте;
• 30 млн руб. (10% от 300 млн руб.) – аванс за отгрузку товаров в апреле;
• 75 млн руб. – погашение дебиторской задолженности за предыдущий год.

При постоянных объемах отгрузки и равномерном поступлении денег дебиторская задолженность увеличивается за счет безнадежных к взысканию долгов (в данном случае 5% от объема отгрузки составляет 15 млн руб.).

В первой строке табл. 3 в столбцах 2–13 указаны остатки дебиторской задолженности на конец каждого месяца планового периода. Вторая строка таблицы содержит данные о погашении в январе, феврале и марте остатка дебиторской задолженности, перешедшей с прошлого года. Далее каждая строка с 3-й по 15-ю отражает график поступления денежных средств по отгрузке, произведенной в соответствующем месяце.

В первом столбце таблицы показан остаток дебиторской задолженности на начало года. Столбцы 2–13 отражают объем денежных поступлений в соответствующем месяце за отгруженные товары. Данные суммы рассчитываются исходя из коэффициентов инкассации и специальных договоренностей с должниками (как, например, в марте).

Полученные данные о состоянии дебиторской задолженности используются при подготовке бюджета денежных средств и прогнозного баланса . Применение такого подхода удобно при прогнозировании на среднесрочный период времени (например, на год), в условиях неопределенности. При небольшом периоде планирования (на квартал) более точную оценку можно дать исходя из конкретных договоренностей с покупателями продукции.

Контроль кредиторской задолженности

Для планирования кредиторской задолженности можно составить таблицу, аналогичную плану погашения дебиторской задолженности.

В этой таблице вместо отгрузки товаров потребителям отражается закупка (получение) товаров, а вместо поступления денежных средств – оплата по договорам.

Пример прогноза погашения кредитосркой задолженности на год

Допустим, что план кредиторской задолженности предприятия соответствует данным, указанным в табл. 4.

В первой строке плановой таблицы указывается остаток кредиторской задолженности на начало каждого месяца в планируемом периоде. Во второй строке отражается погашение кредиторской задолженности за товары, полученные в предыдущем плановом периоде (прошлый год). В последней строке сведены остатки кредиторской задолженности на конец каждого месяца в отчетном периоде. В столбцах 1–6 таблицы показаны суммы погашения кредиторской задолженности за товары, полученные в один из месяцев, указанных в стр. 3–8.

Рассмотрим, как можно использовать таблицу плана кредиторской задолженности. Допустим, мы хотели бы определить сумму платежей по погашению кредиторской задолженности в марте. В соответствующем столбце плана находим, что всего в марте должно быть выплачено 397 млн руб., из которых 35 млн руб. за товары, закупленные в январе, 112 млн руб. – в феврале и 250 млн руб. за товары, закупленные непосредственно в марте.

Таблица позволяет также выявить ежемесячное распределение платежей по погашению кредиторской задолженности. Допустим, в феврале планируется закупить товары на сумму 353 млн руб. (стр. 4, столбец 8). Выплата кредиторской задолженности за эти товары составит 224 млн руб. в феврале, 112 млн руб. – в марте и 17 млн руб. – в апреле.

Формула расчета кредиторской задолженности на конец месяца:

Кредиторская задолженность на конец месяца (стр. 10) = Остаток кредиторской задолженности на начало месяца (стр. 1) + Объем закупки товаров в этом месяце (столбец 8) - Сумма оплаты за товары в этом месяце (стр. 9).

Задолженность на конец месяца совпадает с задолженностью на начало следующего месяца.

Таблица 4 . План погашения кредиторской задолженности

		Оплачено
								Остаток задолженности на следующий период	Объем закупки товаров
Остаток задолженности на начало каждого месяца
Сумма задолженности к погашению за предыдущий год
Закуплено: январь
Всего к оплате (сумма стр. 2–8)
Остаток задолженности на конец месяца

Данные таблиц 3 и 4 необходимо постоянно корректировать в соответствии с заключаемыми договорами. Для этих целей можно использовать ведомости расчетов по дебиторской и кредиторской задолженности. С другой стороны, при заключении договоров необходимо опираться на информацию плановых таблиц для обеспечения оптимальной платежеспособности компании. Сроки оплаты в договорах о покупке и продаже товаров должны быть согласованы, чтобы платежи по обязательствам не превышали денежных поступлений от погашения дебиторской задолженности. Например, в соответствии с планом на март приходится наибольший объем платежей по погашению кредиторской задолженности. В этом случае расчеты с дебиторами желательно организовать так, чтобы большая часть оплаты за отгруженные товары поступила не позднее начала марта.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ

С помощью суммы дебиторской задолженности происходит отражение денежных обязательств сторонних контрагентов. Дебиторская задолженность включает денежные средства за отгруженную продукцию (оказанные услуги), не оплаченные покупателями.

Формула периода погашения дебиторской задолженности отражает, насколько быстро вернуться денежные средства за продукцию (услуги), характеризуя при этом эффективность взаимодействия компании и контрагентов. При этом, чем выше будет показатель оборачиваемости дебиторской задолженности, тем быстрее компания производит расчеты со своими клиентами.

Формула периода погашения дебиторской задолженности является способом увеличения рентабельности предприятия, поскольку расчет показателя по ней показывает динамику дебиторской задолженности. Управление дебиторской задолженностью состоит в том, что необходимо увеличивать оборачиваемость. Это возможно за счет увеличения выручки или уменьшения дебиторской задолженности.

Формула периода погашения дебиторской задолженности

Существует два варианта расчета формулы периода погашения дебиторской задолженности, при этом первый вариант рассчитывается следующим образом:

DSO = (360*ДЗср) /В

Здесь DSO – показатель периода погашения дебиторской задолженности,

ДЗ ср – средняя сумма дебиторской задолженности (например, среднегодовая),

В – сумма выручки.

Второй вариант расчета формулы:

DSO = 360/RTR

Здесь RTR – показатель оборачиваемости дебиторской задолженности.

Среднегодовую сумму дебиторской задолженности (ДЗср) можно рассчитать путем суммирования значений дебиторской задолженности на каждый день и поделив на количество рабочих дней.

Второй вариант расчета формулы проводится путем суммирования значений дебиторской задолженности на конец всех месяцев и последующего деления на 12.

Если в наличии только годовые данные (на начало и конец года), то происходит их сложение и последующее деление на 2 (или умножение на 0,5).

ДЗср = (ДЗнг + ДЗ кг) / 2

Формула оборачиваемости дебиторской задолженности

Расчет коэффициентаоборачиваемости дебиторской задолженности(RTR) необходим для второго варианта формулы периода погашения дебиторской задолженности и определяется данными бухгалтерского баланса (формы 1) и отчета о финансовых результатах (формы 2).

Общая формула оборачиваемости дебиторской задолженности выглядит следующим образом:

RTR = В/ДЗ

Здесь RTR – коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности,

В – выручка предприятия за соответствующий период,

ДЗ – сумма дебиторской задолженности (например, средняя за год при расчете годовых значений).

Значение периода погашения дебиторской задолженности

Период погашения дебиторской задолженности представляет собой инструмент определения эффективности отношений с клиентами, отражающий время погашения ими счетов на оплату. С помощью показателя можно давать оценку платежной дисциплине покупателей.

Применяя формулу периода погашения дебиторской задолженности, аналитиками рассчитывается уровень эффективного управления дебиторской задолженностью. К примеру, если предприятие установило максимальный срок товарного кредитования потребителя в количестве 15 дней, то период погашения дебиторской задолженности не должен превышать данной значение.

Примеры решения задач

ПРИМЕР 1

ПРИМЕР 2

Задание	Дана следующая информация бухгалтерской отчетности по двум компаниям: 1 компания Сумма дебиторской задолженности на начало периода – 352 200 руб., На конец периода – 421 200 руб., 2 компания Сумма дебиторской задолженности на начало периода – 411 500 руб., На конец периода – 405 000 руб., Сумма выручки 1 компания 11 315 000 руб., 2 компания 11 828 000 руб., Определить период погашения дебиторской задолженности.
Решение	Рассчитаем среднее значение дебиторской задолженности по каждой компании: ДЗ ср. (1) = (352 200+421 200)/2=386 700 руб. ДЗ ср. (2) = (411 500+405000)/2=408 250 руб. DSO = (360*ДЗср) /В DSO(1) = 360*386 700/11 315 000=12,3 дня DSO (2) = 360*408250 / 11 828 000=12,43 дня
Ответ	DSO (1) = 12,3 дняDSO (2) = 12,43 дня

Дебиторская задолженность — это сумма долгов, причитающихся компании со стороны других компаний или физических лиц, возникшая в результате хозяйственных взаимоотношений. В бухгалтерском учёте относится к оборотным активам компании. Грамотное управление дебиторской задолженностью способствует увеличению объёма реализации продукции и содействует финансовой устойчивости организации.

Существует два вида дебиторской задолженности:

• за товары и услуги, срок оплаты которых не наступил;
• за товары и услуги, не оплаченные в срок (ожидаемая в срок, труднореализуемая, сомнительная, безнадежная).

Взыскание дебиторской задолженности

Право на получение дебиторской задолженности относится к имущественным правам компании. Взыскание дебиторской задолженности производится одним из двух способов:

1. в досудебном порядке путём составления и отправки должнику обоснованных претензий;
2. через арбитражный суд (если должник — юридическое лицо или предприниматель) или суд общей юрисдикции (если должник — физическое лицо), с соблюдением претензионного порядка и при наличии доказательственной базы (документов, подтверждающих факт задолженности).

Истекший срок исковой давности дебиторской задолженности

Под исковой давностью понимают срок, установленный законодательством для защиты нарушений прав в судебном порядке. Общий срок исковой давности составляет 3 года с момента начала нарушения прав компании. В некоторых случаях он может быть увеличен или его отсчёт может быть прерван и начат заново. Дебиторская задолженность с истекшим сроком давности считается безнадёжной и подлежит списанию. В последний день отчётного периода, в котором истёк срок давности дебиторской задолженности, компания включает её во внереализационные расходы.

Погашение дебиторской задолженности

Погашение дебиторской задолженности происходит если должник рассчитался с компанией. Расчёт может проводиться добровольно или в судебном порядке. Дата погашения должна быть чётко указана в договоре между компанией и дебитором. Если такого указания нет, датой погашения считают семидневный срок после направления должнику требования. Анализ, контроль и планирование погашения дебиторской задолженности позволят снизить её объёмы и обеспечить финансовую устойчивость компании. Обычно такие функции выполняют финансовые службы компаний.

Расчёт дебиторской задолженности

Для контроля и анализа финансового состояния предприятия выполняют расчёт дебиторской задолженности на конец отчётного периода. Её сумма определяется по формуле: дебиторская задолженность на конец прошлого периода плюс стоимость отгруженного товара минус сумма поступлений средств от реализации продукции. Помимо расчёта суммы дебиторской задолженности, для анализа определяют дополнительно такие её показатели, как оборачиваемость, рыночная стоимость, период сбора, а также определяют её структуру.

Списание дебиторской задолженности

Если должник не погасил дебиторскую задолженность, то производится её списание:

1. по истечении срока исковой давности;
2. при освобождении кредитором должника от обязательств;
3. в случае невозможности исполнения обязательств, в случае, если она вызвана обстоятельствами непреодолимой силы (изменения в законодательстве, стихийные бедствия и прочее);
4. ликвидации дебитора.

Списание дебиторской задолженности производится в конце отчётного периода после проведения инвентаризации, на основании приказа руководителя. Задолженность включается во внереализационные расходы предприятия.

Срок дебиторской задолженности

Срок погашения обязательств должника определяется договором. На следующий день по истечении этого срока, дебиторская задолженность считается просроченной. Кредитор может направить должнику претензию или обратиться в суд для взыскания средств. Если договором предусмотрена пеня или другие штрафные санкции, начинается их начисление. При обращении в суд, в исковом заявлении указывается основная сумма долга и сумма начисленных штрафов. Если погасить задолженность в отведенный законом срок не удалось, она может быть списана в установленном порядке.

Совет от Сравни.ру: Компаниям необходимо контролировать размер дебиторской задолженности, вырабатывать чёткие правила работы с должниками, предельные размеры кредитов.

Многие лица, осуществляющие финансово-экономическую деятельность, сталкиваются с необходимостью вести определенную правовую работу с контрагентами, направленную на погашение последними задолженности.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Возникновение обязательств обычно происходит при отсрочке платежа – покупатели могут как внести оплату в срок, так и просрочить обязательства.

Особенности

Погашение дебиторской задолженности – это процедура выплаты долгов контрагентами, которые возникли в результате правоотношений (поставка товаров, исполнение услуг или работ).

Сторонами отношений выступают:

• должник (он же дебитор, неплательщик);
• кредитор (он же взыскатель).

Несмотря на то, что прямым ответчиком в споре является та организация, которая просрочила оплату по договору, законодательство регламентирует возможность привлечения к ответственности и других лиц, которые не принимали непосредственного участия в сделке, но так или иначе имеют отношение к дебитору.

К примеру, при банкротстве предприятия к субсидиарной ответственности могут быть привлечены учредители (в том случае, если действия последних привели к ликвидации), головная организация (при банкротстве филиального подразделения) и др.

Процедура погашения делится на несколько этапов:

• выявление задолженности контрагента – для этого проводят инвентаризацию (как плановую, так и внеплановую), в результате которой будет определена точная сумма долга;
• направление контрагенту претензионного письма, в котором содержатся требования о досудебном урегулировании вопроса;
• если должник не принял соответствующих мер к погашению на досудебном этапе, начинается подготовка к судебному разбирательству – подготовка искового заявления и документов, удостоверяющих проведение сделки;
• определяется рыночная стоимость дебиторской задолженности;
• суд выносит положительное или отрицательное решение о взыскании;
• дело передается к судебным приставам, которые запускают исполнительное производство.

Дебиторка классифицируется на следующие разновидности:

• нормальная;
• просроченная;
• безнадежная.

Если задолженность уже относится к просроченной, следует принимать меры к контрагенту, пока она не перешла в безнадежную.

Иногда контрагенты имеют взаимные обязательства. То есть одна сторона должна другой, и другая, в свою очередь, имеет обязательство.

В таком случае, погашение можно произвести взаимозачетом требований – то есть кредиторка одного контрагента погашается за счет дебиторки другого. Остаток суммы дебиторки, которая превышает сумму кредиторки, необходимо будет взыскивать или в досудебном, или в судебном порядке.

Как погасить

Взыскание долгов может производиться двумя путями:

• в досудебном порядке;
• в ходе судебного производства.

Перед обращением в суд каждое юридическое лицо, имеющее дебиторскую задолженность, должно провести надлежащую претензионную работу с неплательщиками.

Досудебные мероприятия проводятся в следующих формах:

• взаимодействие с дебитором посредством телефонных переговоров или переписки по электронно-коммуникационным каналам связи;
• личные встречи с руководителем предприятия-должника;
• письменные претензии.

Наиболее эффективно действуют последние два способа – личные встречи и почтовая корреспонденция.

Совет! При рассмотрении дела суд будет учитывать, велась ли с дебитором соответствующая досудебная работа. Претензии, направленные в письменном виде – это лучшие доказательства для суда.

Однако и телефонные разговоры, и личные встречи могут быть засвидетельствованы – для этого подойдет любое средство аудио-/видеофиксации.

Если все досудебные мероприятия так и не побудили должника к исполнению обязательств, следует не тянуть время и как можно скорее запускать судебный процесс.

Ведь при взыскании долга существует срок исковой давности, при пропуске которого единственным выходом будет списать уже безнадежную к взысканию дебиторскую задолженность.

Компания имеет право пойти на уступки для контрагента – например, предоставить отсрочку по уплате платежа еще на больший срок, или же рассрочить уплату (оплата будет не единовременным платежом, а, к примеру, ежемесячно малыми суммами), или же вообще “простить” часть долга.

Главное – задокументировать соответствующие “льготы”, чтобы в дальнейшем доказать, что для контрагента предоставлялись льготные условия, однако долг так и не был погашен.

Период погашения дебиторской задолженности

При проведении анализа финансовых результатов, для оценки устойчивости предприятия в краткосрочной и долгосрочной перспективах, применяется такой коэффициент, как средний период погашения дебиторки.

Продолжительность погашения дебиторской задолженности за год рассчитывается по следующей формуле:

• DSO = DAP * AR / NS,

Пример расчета. Длительность одного отчетного периода в компании составляет 365 дней. Дебиторская задолженность по состоянию на начало отчетного периода – 50 млн. рублей, а на конец – 70 млн. рублей.

Выручка от всех видов реализации товаров и исполнения услуг соответственно – 350 и 400 млн. рублей. Необходимо рассчитать изменение коэффициента периода погашения дебиторской задолженности.

Решение. Определяем коэффициент на начало отчетного периода:

• DSO = 365 * (50 / 350) = 52,14 дней.

Определяем коэффициент на конец отчетного периода:

• DSO = 365 * (70 / 400) = 63,88 дней.

Теперь определяем изменение коэффициента периода на начало и конец отчетного периода:

• DSO конечное / DSO начальное = 1,2252, что составляет 22,52 %.

Ответ. Коэффициент периода погашения дебиторской задолженности за один год увеличился на 22,52 %.

Письмо контрагенту

Способов взаимодействия на должника много – это и разговоры по телефону с целью побудить к исполнению обязательств, и личные встречи руководителя компании, и направление заказным письмом на юридический адрес дебитора специального требования.

Письмо контрагенту – это наиболее действенный способ по досудебному взысканию задолженности.

Ведь почтовый обмен корреспонденцией обязывает должника как минимум отправить ответное письмо, в котором содержится информация о причинах просрочки и сроках погашения.

А это многое значит – если должник ответил на письмо, вероятно, что он готов к конструктивному диалогу и решению вопроса без судебных разбирательств.

Важно! Письмо обязательно составляется в форме претензии и должно содержать в себе требование о погашении задолженности или о выполнении других действий, предусмотренных законом или соглашением сторон.

Претензия составляется в свободной форме или на фирменном бланке организации. Что конкретно указывать в письме, решает сама организация.

• основания возникновения задолженности (реквизиты договора, соглашения, акта и др.);
• сумма долга по результатам проведенной инвентаризации (не лишним будет подтвердить размер обязательств приложением подробного расчета);
• срок, который отведен должнику на исполнение обязательств в добровольном порядке;
• штрафные санкции, которые будут применены к дебитору в случае игнорирования требований;
• при необходимости, реквизиты для оплаты;
• подпись руководителя компании, юридический адрес и контактная информация.

Помимо отправки заказным письмом на юридический адрес фирмы-должника, претензию можно вручить и лично. В этом случае потребуются два экземпляра документа – одна копия остается на руках у должника, вторая – у кредитора.

Прогноз возврата дебиторской задолженности является одним из сложных и ответственных расчетов в процессе планирования хозяйственной деятельности компании (вне зависимости от сферы и размеров ее бизнеса). Это объясняется тем, что данный прогноз служит основой для формирования двух из трех основных бюджетов — бюджета движения денежных средств и бюджета по балансовому листу.

Кроме того, прогноз возврата дебиторской задолженности используют для составления планов поступления денежных средств в платежном календаре, а также при разработке и актуализации кредитной политики компании и мотивационной модели для службы сбыта.

ЭТО ВАЖНО

От точности прогноза возврата дебиторской задолженности напрямую зависит корректность бюджетных планов и эффективность процесса реализации продукции.

Нередко в российских компаниях встречается ситуация, когда прогнозируемый график возврата дебиторской задолженности значительно отличается от ее фактического погашения. В результате образуются кассовые разрывы, и организация вынуждена либо задерживать выплаты кредиторам, либо обращаться к банкам за дополнительными кредитами.

Выясняя причины таких отклонений, чаще всего выявляют, что прогноз возврата дебиторской задолженности производился или по факту прошлого периода, или на основании экспертной оценки, а иногда просто подгонялся под планы расходов, чтобы в бюджете движения денежных средств не было кассовых разрывов.

Создание действительно корректного прогноза основывается только на данных управленческого учета и текущих реалиях структуры и динамики дебиторской задолженности компании.

В статье рассмотрим методику формирования прогноза возврата дебиторской задолженности на примере производственно-торговой компании «Альфа». Руководитель экономической службы этой компании должен рассчитать график погашения задолженности на четвертый квартал 2017 г.

СТРУКТУРИЗАЦИЯ ДАННЫХ О СОСТАВЕ И ДИНАМИКЕ ВОЗВРАТА ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ ЗА ПРОШЕДШИЕ ОТЧЕТНЫЕ ПЕРИОДЫ

Чтобы прогноз возврата дебиторской задолженности был максимально точным, руководитель финансово-экономической службы должен предварительно собрать и структурировать данные управленческого учета о составе дебиторской задолженности.

Группировку дебиторов проводят по трем направлениям:

• по источникам возникновения задолженности (реализация продукции/товаров, оказание услуг, сдача имущества в аренду и т. д.);
• по договорным способам погашения задолженности (оплата по факту поставок, отсрочка платежа, взаимозачет, уступка прав требования и др.);
• по состоянию задолженности (текущая, просроченная, в стадии взыскания, безнадежная для взыскания).

Чтобы облегчить сбор информации о дебиторской задолженности, лучше всего предусмотреть такую группировку в базе данных управленческого учета. Это позволит автоматически формировать отчет о составе и динамике дебиторской задолженности.

Если у компании дебиторы исчисляются десятками, эти сведения можно выбирать вручную, но когда компания работает с сотнями и тысячами дебиторов, то ручной сбор и сортировка данных просто невозможны.

Пример отчета о дебиторской задолженности компании «Альфа» по состоянию на начало четвертого квартала 2017 г. с указанной выше группировкой приведен в табл. 1.

Таблица 1. Отчет о дебиторской задолженности (ДЗ) на 01.10.2017
Дебиторы/состояние дебиторской задолженности	Способы погашения				Всего
	по факту	отсрочка	зачет	прочее
По реализации продукции
В том числе ДЗ:
просроченная
безнадежная
По оказанию услуг
В том числе ДЗ:
просроченная
безнадежная
По аренде
В том числе ДЗ:
просроченная
безнадежная
Прочие дебиторы
В том числе ДЗ:
просроченная
безнадежная
Всего дебиторы
В том числе ДЗ:
просроченная
безнадежная

Чтобы отчет был сформирован в предлагаемой группировке, нужно обеспечить в учетной базе данных следующие условия :

• структурировать справочник «Контрагенты» с выделением в группе «Дебиторы» подгрупп, соответствующих форме отчета;
• предусмотреть в карточке договора контрагента поле с выбором способа погашения дебиторской задолженности;
• предусмотреть возможность вносить в регистр «Реализация» пометки «Безнадежная дебиторская задолженность» у документов реализации продукции и услуг, просроченная задолженность по которым не может быть взыскана имеющимися у компании способами и признана безнадежной.

РАСЧЕТ КОЭФФИЦИЕНТОВ ИНКАССАЦИИ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ ПО КАЖДОЙ ГРУППЕ ДЕБИТОРОВ

В условиях современного рынка большая часть продукции и услуг оказывается на условиях товарного кредита, то есть с отсрочкой платежа. В связи с этим для корректного прогноза возврата дебиторской задолженности важно контролировать не только общие показатели по договорным способам оплаты, но и в детализации по длительности отсрочки платежа, так как она задает плановые сроки погашения «дебиторки».

Замечания

1. Если у компании небольшое количество дебиторов, то график погашения задолженности можно выстроить по каждому дебитору.
2. Если база контрагентов большая, такой подход будет слишком трудоемким. Здесь уместнее рассчитать коэффициенты инкассации дебиторской задолженности на основании фактических объемов реализации за прошедшие отчетные периоды.

Чтобы обеспечить корректность коэффициентов, расчетный период должен быть достаточно большим (не менее шести месяцев), а значения коэффициентов должны периодически обновляться (не реже одного раза в квартал), поскольку величина и структура объемов реализации могут значительно меняться под влиянием различных факторов (сезонность, эластичность спроса, изменение ассортимента и др.).

Например, по данным за прошедшие отчетные периоды среднемесячная реализация продукции была оплачена следующим образом: 70 % — в месяце отгрузки; 25 % — в следующем месяце; 5 % — во втором после отчетного. Соответственно, коэффициент инкассации текущего месяца будет 0,7; следующего за ним — 0,25; второго после отчетного — 0,05.

Такой расчет дает только приблизительный прогноз возврата дебиторской задолженности. Во-первых , реализация продукции и услуг происходит не одномоментно в начале месяца, а ежедневно, и структура продаж в течение месяца складывается не равномерно, а в различных пропорциях по каждой из недель. Например, по учетным данным компании «Альфа» среднемесячная реализация распределяется понедельно следующим образом (табл. 2).

Таблица 2. Среднемесячная структура продаж за последние шесть месяцев, %
Показатель	1-я неделя	2-я неделя	3-я неделя	4-я неделя
Реализация продукции
Реализация услуг
Доходы от аренды

Во-вторых , на коэффициент инкассации влияет структура реализации по категориям отсрочек платежа, и если в течение месяца доли категорий меняются, то изменится и коэффициент инкассации. Поэтому более точным будет расчет коэффициентов инкассации с учетом реальной структуры и динамики реализации по данным прошедших отчетных периодов.

Руководитель экономической службы компании «Альфа» сделал выборку данных о реализации за последние шесть месяцев и рассчитал структуру продаж, сложившуюся за анализируемый период по каждому из направлений реализации, которые образуют группы дебиторской задолженности (табл. 3).

Таблица 3. Анализ структуры дебиторов по длительности отсрочки платежа
Отсрочка платежа	Реализация продукции	Реализация услуг	Аренда
Объемы реализации за последние шесть месяцев, тыс. руб.
По факту (0 дней)
Всего
Структура реализации за последние шесть месяцев, %
По факту (0 дней)

Имея информацию о пропорциях реализации понедельно в среднем за месяц и данные о структуре продаж по длительности отсрочки платежа, руководитель экономической службы может рассчитать коэффициент инкассации для реализации продукции.

Kоэффициент инкассации расчетного месяца представляет собой сумму произведений доли каждой из категорий отгрузок по величине отсрочки платежа на долю каждой недели в среднемесячной структуре продаж.

Коэффициент инкассации за текущий месяц (КИ1 ) можно рассчитать по формуле следующего вида:

КИ1 = (ДО1 × РН1) + (ДО2 × РН1) + (ДО3 × РН1) + (ДО4 × РН1) + (ДО1 × РН2) + (ДО2 × РН2) + (ДО3 × РН2) + (ДО1 × РН3) + (ДО2 × РН3) + (ДО1 × РН4).

Формула расчета коэффициента инкассации для следующего месяца (КИ2 ) выглядит так:

КИ2 = (ДО5 × РН1) + (ДО4 × РН2) + (ДО5 × РН2) + (ДО3 × РН3) + (ДО4 × РН3) + (ДО5 × РН3) + (ДО2 × РН4) + (ДО3 × РН4) + (ДО4 × РН4) + (ДО5 × РН4).

Пояснения к формулам:

ДО1-ДО5 — доля каждой из пяти групп дебиторов по величине отсрочек платежа в общем объеме среднемесячной отгрузки;

РН1-РН4 — доля отгрузок каждой из четырех недель в общем объеме среднемесячной отгрузки.

Рассчитанные таким образом коэффициенты инкассации для возврата дебиторской задолженности по реализации продукции представлены в табл. 4.

Таблица 4. Расчет коэффициента инкассации по реализации продукции
	Отгрузки продукции
	1-я неделя	2-я неделя	3-я неделя	4-я неделя	месяц
Первая неделя
Вторая неделя
Третья неделя
Четвертая неделя
Текущий месяц
Пятая неделя
Шестая неделя
Седьмая неделя
Восьмая неделя
Следующий месяц
Всего

В результате расчетов руководитель экономической службы определил, что для реализации продукции по существующим условиям сбытовой политики и покупательского спроса коэффициент инкассации дебиторской задолженности текущего месяца — 0,59, следующего месяца — 0,41.

По результатам аналогичных расчетов коэффициентов инкассации для реализации услуг были получены значения в 0,44 для текущего месяца и 0,56 для следующего за ним (табл. 5).

Таблица 5. Расчет коэффициента инкассации по реализации услуг
Возврат дебиторской задолженности	Отгрузки продукции
	1-я неделя	2-я неделя	3-я неделя	4-я неделя	месяц
Первая неделя
Вторая неделя
Третья неделя
Четвертая неделя
Текущий месяц
Пятая неделя
Шестая неделя
Седьмая неделя
Восьмая неделя
Следующий месяц
Всего

Для доходов от сдачи имущества в аренду коэффициенты инкассации определить проще, поскольку основная масса дебиторской задолженности возвращается в текущем месяце. На следующий месяц придется только возврат задолженности четвертой недели с отсрочкой оплаты в семь дней. Поэтому коэффициент инкассации следующего месяца для аренды составит 0,1 (среднемесячную долю в 52 % умножаем на долю аренды четвертой недели в 20 % от общей за месяц), а коэффициент инкассации текущего месяца будет 0,9 .

Получив искомые коэффициенты инкассации дебиторской задолженности, можно переходить к методике составления прогноза возврата дебиторской задолженности.

РАЗРАБОТКА МЕТОДИКИ

Разработка и утверждение методики прогноза возврата дебиторской задолженности — не обязательный, но целесообразный этап с точки зрения обеспечения максимальной достоверности расчетов. Регламентный документ по прогнозированию дебиторской задолженности обеспечит единое понимание алгоритма расчета среди менеджеров компании, а руководителю экономической службы поможет избежать разногласий при использовании прогноза для расчета бюджетов.

В методике нужно указать порядок действий и источники получения информации, а также отразить расчетные алгоритмы.

Раздел о порядке действий может выглядеть так:

Прогноз возврата дебиторской задолженности в компании «Альфа» осуществляется на ежеквартальной основе. Ответственным за своевременность и качество прогноза является руководитель экономической службы компании. За достоверность плана продаж, используемого при расчете прогноза, ответственность несет руководитель коммерческой службы.

Порядок действий для расчета прогноза возврата дебиторской задолженности:

1) на основании учетной базы данных формируют данные о величине и составе дебиторской задолженности на начало прогнозного квартала;

2) на основании учетных данных о реализации за предшествующие шесть отчетных месяцев составляют расчет структуры реализации в разрезе направлений бизнеса и группировке дебиторов по величине отсрочки платежа;

3) на основании расчета структуры реализации актуализируют коэффициенты инкассации дебиторской задолженности отдельно по каждому направлению реализации;

4) на основании плана продаж и коэффициентов инкассации формируют расчет погашения дебиторской задолженности в прогнозируемом квартале;

5) на основании плана продаж и расчета погашения дебиторской задолженности формируют прогноз возврата дебиторской задолженности на квартал;

6) на основании коэффициентов перехода текущей задолженности в просроченную и просроченной в безнадежную корректируют данные о погашении и остатках дебиторской задолженности и формируют окончательный вариант прогноза возврата дебиторской задолженности за квартал.

Кроме коэффициентов инкассации на величину возврата дебиторской задолженности влияют еще два фактора :

1. На практике никогда не бывает так, чтобы все дебиторы погашали свою задолженность в сроки, установленные договором. Следовательно, часть текущей дебиторской задолженности по истечении этих сроков переходит в просроченную дебиторскую задолженность (ПДЗ), что уменьшает рассчитанную на основе коэффициентов инкассации прогнозную величину погашения «дебиторки».

Чтобы усилить достоверность прогноза, величина погашения дебиторской задолженности должна уменьшиться на величину коэффициента образования просроченной дебиторской задолженности.

Коэффициент образования просроченной задолженности можно рассчитать на основе данных о погашении дебиторской задолженности за прошедшие отчетные периоды путем деления среднемесячной величины ПДЗ на общую сумму начисленной среднемесячной дебиторской задолженности за реализацию продукции или услуг. Поэтому в прогнозе возврата дебиторской задолженности необходимо предусмотреть влияние данного фактора.

2. Часть просроченной дебиторской задолженности становится безнадежной после того, как компания безуспешно предприняла все возможные меры к ее погашению. Конечно, величина такой задолженности зависит от специфики бизнеса, состава дебиторов и условий кредитной политики компании. Однако в любом случае в прогнозе возврата дебиторской задолженности нужно отразить влияние этого фактора через коэффициент образования безнадежной дебиторской задолженности .

ФОРМИРОВАНИЕ ПРОГНОЗА ВОЗВРАТА ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ В ПЛАНИРУЕМОМ ПЕРИОДЕ

После всех произведенных расчетов руководителю экономической службы остается составить расчет погашения дебиторской задолженности, чтобы сформировать прогноз возврата дебиторской задолженности на четвертый квартал 2017 г. На данном этапе работы ему понадобится план продаж на прогнозируемый квартал. План продаж на четвертый квартал 2017 г., предоставленный коммерческой службой, выглядит так (табл. 6).

Таблица 6. План продаж на четвертый квартал 2017 г., тыс. руб.
Показатель	Октябрь	Ноябрь	Декабрь	Квартал
Реализация продукции
Реализация услуг
Доходы от аренды
Прочая реализация

Погашение дебиторской задолженности рассчитывают отдельно по каждому из направлений бизнеса и по каждому месяцу прогнозируемого квартала. Для этого используют формулу:

ВДЗ тм = ОР пм × КИ2 + ОР тм × КИ1,

где ВДЗ тм — сумма погашения дебиторской задолженности в текущем месяце;

ОР пм — сумма реализации прошлого месяца;

ОР тм — сумма реализации текущего месяца;

КИ1 — коэффициент инкассации дебиторской задолженности для текущего месяца;

КИ2 — коэффициент инкассации дебиторской задолженности для прошедшего месяца.

Для компании «Альфа» расчет погашения дебиторской задолженности по реализации продукции в октябре согласно представленной формуле будет выглядеть так:

ВДЗ октябрь = Реализация сентябрь × 0,41(КИ2) + Реализация октябрь × 0,59(КИ1).

Полный расчет погашения дебиторской задолженности на четвертый квартал 2017 г. приведен в табл. 7.

Таблица 7. Расчет погашения дебиторской задолженности в 4 кв. 2017 г., тыс. руб.
Показатель	Октябрь	Ноябрь	Декабрь	Квартал
По реализации продукции
По отгрузкам текущего месяца
По реализации услуг
По отгрузкам предыдущего месяца
По отгрузкам текущего месяца
По арендной плате
По отгрузкам предыдущего месяца
По отгрузкам текущего месяца

На основе фактических данных о динамике дебиторской задолженности руководитель экономической службы установил, что за последние шесть прошедших месяцев среднемесячные коэффициенты по просроченной и безнадежной для взыскания задолженности составили следующие значения :

• коэффициент перехода текущей задолженности в просроченную:

Для реализации продукции — 0,1;

Для реализации услуг — 0,08;

Для аренды — 0,05;

• коэффициент перехода просроченной задолженности в безнадежную:

Для реализации продукции — 0,2;

Для реализации услуг — 0,15;

Для аренды — 0.

На заключительном этапе формирования прогноза возврата дебиторской задолженности руководитель экономической службы заполнил форму прогноза данными по ее начислению (из плана продаж), погашению (из расчета погашения дебиторской задолженности) и корректировками на величину коэффициентов просроченной и безнадежной дебиторской задолженности. В итоге он сформировал помесячный прогноз возврата дебиторской задолженности , в котором отражены данные об остатках и динамике дебиторской задолженности на 4 кв. 2017 г. в разрезе месяцев квартала (табл. 8).

Таблица 8. Прогноз возврата дебиторской задолженности (ДЗ) компании «Альфа» в 4 кв. 2017 г., тыс. руб.
Показатель	Остаток на 01.10	Октябрь		Остаток на 01.11	Ноябрь		Остаток на 01.12	Декабрь		Остаток на 01.01
		начислено	погашено		начислено	погашено		начислено	погашено
Реализация продукции
В том числе:
просроченная
безнадежная
Реализация услуг
В том числе:
просроченная
безнадежная
Аренда имущества
В том числе:
просроченная
безнадежная
Прочие дебиторы
В том числе:
просроченная
Всего дебиторская задолженность компании
В том числе:
просроченная
безнадежная

ВМЕСТО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

Обобщая рассмотренные выше аспекты формирования прогноза возврата дебиторской задолженности, можно прийти к выводу о том, что такой важный для планирования всей хозяйственной деятельности компании расчет нельзя делать только на основании обобщенных данных и сводных показателей динамики дебиторской задолженности. Корректность прогноза напрямую зависит от детализации показателей и учета всех факторов, влияющих на погашение задолженности дебиторами компании.

Целесообразно регламентировать прогноз возврата дебиторской задолженности, что повысит точность расчетов и позволит сэкономить время на согласование полученных прогнозных данных.

А. А. Гребенников, главный экономист ГК «Резон»