За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.
Порядок выплаты суточных работникам
Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.
Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):
- за каждый день, пока он находится в командировке;
- за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.
Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.
- за 9 дней — 40 евро за каждый день;
- за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.
Курс (условно) евро:
- на дату выдачи аванса (30 мая) - 70 руб. за 1 евро;
- на дату утверждения авансового отчета (14 июня) - 68 руб. за 1 евро.
Решение . В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:
40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
Суточные по России = 700 руб.
Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб
Размер суточных при командировках по России и за границу
Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.
Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. - 700 руб. = 3 300 руб.).
По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:
- 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
- 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.
Вывод : как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).
Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные
Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.
Суточные в иностранной валюте
Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.
Суточные при однодневной командировке
По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).
После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?
Выплаты при однодневных командировках взамен суточных
Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.
Суточные по однодневным командировкам:
- за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
- по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.
НДФЛ с суточных при однодневных командировках
Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:
- Мнение Минфина РФ : документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
- Мнение ВАС РФ : выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).
Суточные при командировке в страны СНГ
Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).
Отчет по суточным в командировке
Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:
- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
- окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).
В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.
776 172 просмотра
Зачастую для исполнения профессиональных обязанностей сотруднику организации приходится на некоторое время поехать в другой город или страну. Это означает дополнительные расходы для специалиста: на питание, проживание в гостинице, приобретение железнодорожного или авиабилета, оформление визы и другие нужды. Затраты погашаются работником не из собственного кармана, а из средств компании согласно действующим правилам, по которым оплачивается командировка.
Командировки и материальное вознаграждение за них рассматриваются в ст. 167-168 ТК РФ. В нормативном акте говорится, что за специалистом, отправленным в служебную поездку, сохраняется средний заработок и занимаемая в компании позиции. Фирма-наниматель обязана компенсировать ему траты, связанные с проживанием вдали от дома, – т.е. суточные расходы.
Как оплачиваются командировочные? За основу расчета берется количество дней, потраченных на служебную поездку. В него входят:
- дни, потраченные на дорогу в оба конца;
- дни вынужденных простоев;
- выходные, праздничные даты, попавшие в период поездки.
Полученное число дней умножается на нормативную сумму, закрепленную во внутренних положениях компании. Суточные при командировках определяются фирмой-нанимателем самостоятельно и закрепляются во внутренних документах организации. Законом (ст. 217 НК РФ) установлен их следующий максимальный размер, не предполагающий обложения подоходным налогом:
- 700 руб. – для внутрироссийских поездок;
- 2,5 тыс. руб. – для заграничных.
Если компания платит сверх указанного уровня, разницу необходимо обложить НДФЛ.
Минимальный размер суточных законодательно регламентируется. Распространена практика, что рядовым специалистам полагается один уровень компенсации за служебные поездки, руководству организации – увеличенные суммы в зависимости от занимаемой должности. Градация закрепляется приказами и иными внутренними актами фирмы.
Перечисление суточных при однодневной командировке в пределах РФ не предусмотрено действующим законодательством, но фирма-наниматель вправе оговорить оплату компенсации и закрепить коллективным соглашением или приказом руководства.
Какие расходы специалиста возмещаются работодателем?
Что входит в суточные командировочные расходы? Фирма-наниматель обязана возместить следующие траты специалистов:
- приобретение билетов туда и обратно;
- оплату жилья (отель, квартира, комната и т.д.);
- непосредственно суточные – т.е. траты, понесенные на питание и проживание вдали от дома;
- иные расходы (пример: оформление визы, аэроэкспресс в аэропорт, такси с вокзала до отеля, провоз сверхнормативного багажа и т.д.).
Законодательство регламентирует расчет командировочных, но не диктует, на что специалист вправе тратить суточные. Подразумевается, что на полученные средства он будет питаться во время поездки, совершать иные расходы, необходимые для создания комфортного проживания вне дома. Работник не обязан отчитываться в тратах: предоставлять чеки и квитанции, а администрация предприятия не вправе контролировать целесообразность использования денег.
Для подтверждения иных расходов, кроме суточных, специалист в трехдневный срок после возвращения из поездки представляет в бухгалтерию авансовый расчет. К нему прилагаются бланки билетов, чеки, подтверждающие оплату гостиницы и иные траты, связанные с решением рабочих вопросов.
Перечень расходов, подлежащих возмещению работодателем, открытый. Это означает, что сотрудник получает возврат средств за любые траты, необходимые для профессиональной деятельности вдали от дома, совершенные с согласия фирмы-нанимателя или без него.
Оплачиваются ли выходные, проведенные в отъезде?
Оплата командировки в выходной день имеет нюанс: сотрудник получает зарплату за указанные даты в том случае, если на них распланированы рабочие мероприятия, выпадает дорога домой или к месту выполнения трудовых функций.
- Билеты, подтверждающие даты отъезда и возвращения.
- Служебную записку с отметками принимающей стороны – аналог билетов для сотрудников, передвигавшихся на собственном авто или утерявших билеты.
Суточные за выходные уплачиваются при любом раскладе. Бухгалтер находит общую продолжительность поездки (в днях) и умножает на сумму довольствия, указанную во внутренних положениях компании.
Помимо командировочных специалисту причитается средний заработок. Для субботы, воскресенья и праздников, приходящихся на поездку и предусматривающих рабочие мероприятия, полагается оплата в удвоенном размере или одинарном, но с предоставлением сотруднику в дальнейшем соответствующего количества оплачиваемых отгулов.
Как оплачиваются заграничные командировки?
Большинство организаций прописывают две шкалы суточных во внутренних приказах:
- для внутрироссийских поездок;
- для отъездов за пределы страны.
- по «заграничным» нормам – для дней пребывания за рубежом;
- по «внутрироссийским» – для дня въезда на территорию РФ.
Ориентир для расчета дней – отметки пограничных служб в загранпаспорте специалиста, проставляемые при выезде из страны и въезде.
Командировка за границу может оплачиваться в рублях и в валюте в зависимости от положений внутренних документов компании-нанимателя. Пример: размер суточных может быть номинирован в долларах или евро, но работнику на руки выдается сумма в рублях, рассчитанная по курсу Центробанка.
Как оплатить дни пребывания в рабочей поездке?
Согласно положениям законодательства, оплата командировочных производится исходя из среднего дохода специалиста, исчисленного за 12-ти-месячный период. Если гражданин трудоустроен в компании меньше года, в расчет включается весь период его работы до последнего дня месяца, идущего перед месяцем поездки.
Расчет среднего заработка для командировки осуществляется по формуле:
Сз = З/До* Дк, где
З – выплаты сотруднику за годовой временной интервал, включаемые в расчет (оклад, премии и другие доходы);
До – число дней, фактически отработанных за 12-ти-месячный период;
Дк – количество дней служебной поездки.
С выплат, причитающихся специалисту, находившемуся в поездке, удерживается подоходный налог. Бухгалтерия работодателя обязана начислить и уплатить в ИФНС страховые взносы за специалиста.
Как отразить оплату командировки в бухгалтерском учете предприятия?
Чтобы отразить выплату суточных, бухгалтер должен сделать проводки по командировочным расходам. Ему необходимо посчитать возмещение и показать результат по счетам:
- Д 26 (20, 23, 25 – в зависимости от должности сотрудника) – К 71 – начисление суточных.
- Д 71 – К 51 (50) – выплата причитающихся сумм безналичным (наличным) расчетом.
- Д 26 (20, 23, 25 – согласно должности сотрудника) – К 70 – начисление зарплаты за дни в поездке.
- Д 70 – К 51 (50) – перечисление зарплаты на карточку специалиста (выдача на руки из кассы).
Учет командировочных расходов предполагает, что возврат трат, понесенных в поездке, не облагается НДФЛ. Указанные суммы включаются компанией в расчет налога на прибыль и уменьшают его размер в случае, если имеют документальное подтверждение и признаются целесообразными с экономической точки зрения.
Аванс на командировочные расходы или постоплата по факту совершенной поездки – обязанность работодателя, регламентированная законодательно. Так фирма возмещает расходы специалиста, понесенные на бизнес-путешествие, необходимое для исполнения служебных обязанностей. На период отсутствия за сотрудником сохраняется занимаемая должность и средний оклад.
Выполнение трудовой деятельности может осуществляться и за пределами организации. Закон позволяет посылать сотрудников в командировку. Отправка гражданина в другую страну или город должна происходить строго с соблюдением положений Трудового кодекса РФ. Он фиксирует порядок оформления служебной поездки и ее максимальную продолжительность.
Внимание
Нарушение положений действующего законодательства чревато негативными последствиями. Потому стоит заранее разобраться во всех особенностях командировки по ТК РФ.
Что считается командировкой?
Командировка - это поездка работника компании для выполнения служебного поручения вне постоянного места осуществления трудовой деятельности. Такое определение закреплено в Трудовом кодексе РФ. Отправка осуществляется на основании распоряжения работодателя. Если гражданин занимает должность, предписывающую постоянное выполнение трудовых обязанностей в поездке, это не будет являться служебной командировкой.
Если компания направляет работника для выполнения служебного задания в другой город или страну, действие должно осуществляться в строгом соответствии с порядком, определенным правительством РФ. Особенности отправки в командировку и иные нюансы, касающиеся её, закреплены в постановлении №749 от 13 октября 2008 года.
К сведению
Если гражданин отправляется в структурное подразделение организации, которая находится за рубежом или в другом населенном пункте, это также будет считаться командировкой.
В случае отправки сотрудника в другой город для выполнения служебного задания в обязательном порядке должны быть выполнены следующие действия:
- Руководство издает соответствующий приказ.
- Гражданину предоставляется аванс.
- Вернувшись из поездки, сотрудник заполняет отчетные документы.
Трудовой кодекс устанавливает широкий перечень гарантий и компенсаций. во время выполнения служебного задания вне основного места деятельности осуществляется на основании среднего объема дохода сотрудника.
Виды командировок
Трудовой кодекс разделяет командировки на два вида - на территории России и за пределами страны. Однако на этом классификация служебных поездок не заканчивается. Бывают:
- плановые;
- внеплановые;
- краткосрочные и длительные;
- одиночные и групповые.
Срок командировки по ТК РФ
Командировка по ТК РФ должна иметь строгую продолжительность. В соответствии с закрепленным в нормативно-правовом акте определении, гражданин отправляется в служебную поездку для выполнения распоряжения руководства фирмы. По мере наступления определенного события, командировка должна заканчиваться.
Разъяснения, касательно срока поездки, закреплены в пункте 4 положения №749 . В нём говорится, что день отправки и возвращения включаются в общий срок путешествия. Если выезд осуществляется до 23:59, этот день будет считаться моментом отъезда. В случае обозначения в посадочных билетах времени отправления 00:00 и позднее, датой выезда будут считаться уже следующие сутки.
Продолжительность поездки зависит от распоряжения руководства. Оно обязано составить соответствующий приказ. Он оформляется в письменном виде. В приказе фиксируется:
- цель, с которой гражданин направляется в другой субъект или страну;
- продолжительность выполнения служебного задания;
- иные нюансы, касающиеся особенностей выполнения поставленных задач.
Закон позволяет корректировать срок в зависимости от возникающих обстоятельств. Если сотрудник справился с поставленной задачей раньше указанной в приказе даты, он имеет право вернуться на постоянное место выполнения трудовой деятельности. Болезнь или непредвиденная задержка в пути могут стать причиной продления сроков выполнения служебного задания. Этот факт в обязательном порядке нужно отразить документально. Для фиксации изменений издается дополнительный приказ.
Максимальная продолжительность
Если внимательно ознакомиться с Трудовым кодексом РФ, в нем не найдется положений, касающихся максимального срока командировки. В соответствии с закрепленными нормами, период нахождения гражданина в поездке определяет работодатель. При этом компания должна соблюдать следующие требования:
- составить письменный приказ, в котором отражается цель отправки гражданина в другой населенный пункт или страну, а также примерные сроки выполнения служебного задания;
- иметь заключенный договор с посылаемым в поездку сотрудником. Если человек не трудоустроен официально, он имеет право отказаться от выполнения поставленной задачи.
- основные обязанности работника не должны носить разъездной характер.
Если требования не соблюдаются, отправить специалиста на работу в другой город или страну не получится. Нужно учитывать, что поездка не может продолжаться бесконечно. Сроком ее завершения является выполнение поручения работодателя. В иной ситуации отправка специалиста в другой населенный пункт может быть расценена, как перевод в другую компанию. Правило закреплено в статье 72.1 ТК РФ .
Направление работника в командировку по ТК РФ
Если планируется отправка сотрудника в командировку, необходимо выполнить ряд обязательных действий. Стандартная схема процедуры имеет следующий вид:
- Работодатель утверждает график.
- В соответствии с документом происходит издание приказа. В нем фиксируется срок отправки в поездку и цель осуществления действия. Дополнительно оформляется служебное задание. Итогом путешествия должно стать выполнение поставленной задачи.
- В указанный в приказе день работник покидает предприятие и отправляется в указанный пункт назначения. День выезда считается днем начала командировки. Предварительно гражданину выдается аванс для оплаты расходов. В табель учета рабочего времени проставляется отметка о том, что сотрудник отправлен для выполнения служебного задания.
- Человек осуществляет деятельность на новом месте. Когда работы завершены, происходит возвращение в компанию.
- Сотрудник представляет отчет о проделанной работе. В нём может содержаться информация о выполнении служебного задания или отрицательном результате путешествия. В последней ситуации потребуется указать причины.
- Вернувшись на основное место осуществления трудовой деятельности, гражданин обязан представить платежные документы, подтверждающие целевое расходование выделенных денежных средств.
Оплата
Особенности оплаты служебных поездок отражены в статье 167 ТК РФ . В ней говорится, что расчет с сотрудниками производится по среднему дневному заработку. Денежные средства начисляются за каждый день отсутствия на рабочем месте. Для расчета среднедневного дохода во внимание принимается календарный год, который предшествует периоду отправки в поездку.
Если человек работает в компании меньше года, при определении среднего заработка во внимание принимается доход за отработанный период. Такая схема расчета используется даже в случае, если гражданин осуществляет трудовую деятельность в компании всего несколько суток. При определении среднедневного заработка, в учет не принимаются:
- пособие по нетрудоспособности;
- выплаты за дни простоя;
- иные денежные выплаты, которые сотрудник получал, не работая.
Чтобы определить среднедневной заработок, уполномоченный сотрудник суммирует весь доход за период и делит его на количество дней, в течение которых гражданин выполнял трудовую деятельность. Итоговая величина умножается на срок, в течение которого человек будет находиться в командировке. Этот объем денежных средств и будет предоставлен сотруднику за поездку. Если получившаяся сумма меньше обычного дневного дохода, компания имеет право доплатить сотруднику. Факт предоставления дополнительных денежных средств фиксируется локальными актами. Если получившаяся сумма превышает обычный дневной доход, расчет командировочных выплат происходит на основании этого показателя.
Отказ от командировки
- женщин, воспитывающих детей, чей возраст меньше 3 лет;
- лиц, которые являются опекунами несовершеннолетних детей;
- работников, которые воспитывают детей в возрасте до 5 лет без помощи супруга;
- граждан, у которых в семье имеется ребенок-инвалид или родственник, страдающий тяжелой болезнью и нуждающийся в уходе.
Если работодатель составит приказ без получения согласия вышеперечисленных категорий граждан, это будет являться прямым нарушением норм Трудового кодекса РФ.
Командировка в выходной день
Человек может быть отправлен в другой город для выполнения задания на длительный промежуток времени. Нередко период нахождения вне постоянного рабочего места выпадает на выходные дни. Закон не обязывает сотрудников осуществлять трудовую деятельность в момент положенного отдыха. Гражданин имеет право использовать выходной в соответствии со стандартным графиком.
Однако работа в выходные дни Трудовым кодексом также не возбраняется. В качестве компенсации произойдет или изменение размера оплаты труда. Выплата за отработанный выходной возрастает в 2 раза. Факт осуществления трудовой деятельности в период положенного отдыха должен быть зафиксирован документально. Гражданину предстоит предоставить подтверждающие бумаги в бухгалтерию организации. Сведения о работе в выходные дни вносятся в табель учета рабочего дня. Дополнительно факт отражается в приказе.
Оплата командировок в выходные дни ТК РФ
ВниманиеЕсли человек вынужден работать в выходные дни, компания обязана предоставить двойную оплату за этот период.
Правило действует и во время командировки. Оно зафиксировано в статье 139 ТК РФ . Если выходной выпал на день прибытия или отправки из командировки, сотрудник также имеет право претендовать на повышенную оплату.
Выплата будет предоставлена только в том случае, если имеется документально подтвержденный факт осуществления трудовой деятельности в период положенного отдыха. Если работодатель узнает, что сотрудник будет вынужден работать во время выходного, нужно заранее отразить этот факт в приказе. Помимо основной информации, в документе должны присутствовать причины, которые привели к возникновению потребности выполнения задания в неположенное для этого время.
Дополнительная информация
Нужно учитывать, что повышенная оплата предоставляется только за фактически отработанный промежуток времени. Если гражданин отдыхал в выходной, находясь в командировке, он не имеет права претендовать на увеличение размера выплаты за поездку в командировку.
Нюансы
Существует и ряд дополнительных нюансов, о которых работник и работодатель должен помнить. Нередко сотрудники считают, что их посылают в поездки слишком часто. Однако Трудовой кодекс не накладывает ограничения на количество командировок. При этом должна соблюдаться продолжительность рабочего дня и предоставляться выходные.
Иностранные сотрудники также могут быть направлены в поездку, но при условии, что у них имеется разрешение на осуществление деятельности на территории, на которой будет выполняться служебная задача. Если патент отсутствует, продолжительность поездки не может превышать больше 10 суток. Если сотрудник является высококвалифицированным, он имеет право работать без разрешения в течение 1 месяца. Для представителей творческих профессий ограничение снимается.
В связи с производственной необходимостью принято решение об отправке одного из работников в командировку. Так как это первая служебная поездка за долгое время, у кадрового специалиста возник ряд вопросов, связанных с ее организацией и документальным оформлением в 2018 году. Например, когда выплачивать суточные при командировке? Специально для наших читателей мы подготовили ответ на этот вопрос.
Командировочные расходы нужно возместить
Любая командировка связана с расходами. Так как сотрудник направляется в служебную поездку по инициативе организации, то понесенные им расходы должны быть возмещены. В частности, нужно компенсировать:
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилья;
- суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
- иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.
Суточные – это компенсационная выплата сотруднику, связанная с пребыванием вне места его постоянного жительства. В целом логично возместить работнику издержки, вызванные проживанием в непривычном месте в интересах работодателя. Например, затраты на организацию питания и удовлетворения других ежедневных нужд.
Напомним, что суточные в пределах 700 рублей/день при командировках по РФ и 2500 рублей/день при загранкомандировке не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (абз. 10 п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).
Суточные выплачивают авансом
Таким образом, ответ на вопрос о выплате суточных до или после командировки имеет однозначный ответ. Деньги нужно выплатить заранее.
Наряду с выплатой заработной платы у работников предприятия часто возникает вопрос о порядке возмещения командировочных издержек.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Также многих граждан интересует, в каких случаях бывает командировка без оплаты компенсации.
Изначально следует напомнить, что при расчете положенных сумм работодатель должен руководствоваться положениями Трудового кодекса.
Что касается остальных вопросов, например, какая должна быть сумма суточных выплат в 2019 году, то они будут рассмотрены ниже.
Что необходимо знать
Хозяйственная деятельность большинства предприятий часто связана с отправкой сотрудников в командировку. При этом работодатель обязан оплатить служебную поездку.
За отсутствующим сотрудником сохраняется рабочее место и средняя заработная плата. Следовательно, в этот период работник не может быть уволен по инициативе работодателя.
Исключением может быть ликвидация предприятия. Основанием для поездки работника в служебную командировку является .
Продолжительность поездки определяет работодатель. В срок командировки также входит время поездки в оба конца. На период командировки работодатель может заменить отсутствующего работника другим сотрудником.
Поездка также подразумевает возмещение следующих расходов:
- Издержки на проезд.
- Оплата аренды жилого помещения.
- Дополнительные издержки, связанные с проживанием за пределами постоянного места жительства.
Нормы оплаты командировочных на проживание определяются внутренними документами предприятия, например, .
Если постоянная работа сотрудника имеет разъездной характер, то она не подпадает под определение служебной командировки.
Отдельно стоит напомнить, что перед принятием окончательного решения, работодатель должен выяснить, не относится ли сотрудник к категории граждан, которых запрещено отправлять в командировку.
Подобный запрет распространяется на:
- беременных женщин;
- работников, не достигших 18-летнего возраста;
- сотрудников, с которыми оформлено .
Предельный срок служебной командировки в пределах РФ составляет 40 календарных дней. При этом сюда не входит продолжительность пути.
Если работник направляется для выполнения монтажных или строительных работ, то срок командировки может быть увеличен до 1 года. Максимальный срок для заграничной командировки законом не установлен.
Основные понятия
Ниже будут рассмотрены несколько базовых понятий, которые употребляются в статье:
| Служебная командировка | Запланированная нанимателем поездка сотрудника для выполнения служебного задания за пределами основного места работы. Срок командировки определяется производственной необходимостью и отображается в соответствующем распоряжении |
| Служебное задание | Документ, отображающий цель командировки и отчет сотрудника о выполнении проделанной работы |
| Командировочное удостоверение | Документ, подтверждающий время пребывания работника в командировке |
| Командировочные расходы | Издержки, которые предприятие возмещает работнику за период его нахождения командировки (ст.168 ТК РФ). Сюда входят суточные, расходы на проезд или . Любые дополнительные должны быть согласованы с работодателем |
| Суточные | Дополнительные расходы, которые возмещает организация за время пребывания сотрудника в командировке |
| Авансовый отчет | Документ о потраченной сотрудником сумме денег за период командировки |
Правила оформления командировки
Перед тем, как отправить работника в служебную командировку работодатель должен издать
соответствующий приказ.
Унифицированный образец документа (форма №Т-9) утвержден .
Документ должен содержать следующие данные:
- ФИО работника;
- табельный номер;
- структурное подразделение;
- занимаемая должность;
- место командировки;
- продолжительность поездки;
- цель командировки;
- источник финансирования поездки;
- основание (служебное задание);
- должность, подпись и расшифровка подписи руководителя предприятия;
- с приказом сотрудник ознакомлен.
Вышеуказанным нормативным документом также разработано командировочное удостоверение и служебное задание ( , ).
Однако оформлять упомянутое удостоверение необязательно ().
Срок пребывания сотрудника в командировке можно определить на основании проездных документов. Обязанность по их предоставлению лежит на работнике.
Если документы отсутствуют по причине использования личного транспорта, то период пребывания в командировке отображается в .
К документам, которые подтверждают использование собственного автомобиля, относятся:
- Выставленные счета.
- Кассовые чеки.
При этом работнику больше не нужно подавать отчет работодателю о проделанной работе во время командировки.
Законные основания
Трудовые взаимоотношения регулируются Трудовым законодательством. Положение о направлении сотрудников в командировки утверждено постановлением Правительства N 749.
Порядок возмещения командировочных расходов граждан, которые работают на коммерческих предприятиях, закреплен . Закон не предусматривает минимальных или максимальных границ компенсации.
Размеры возмещения командировочных издержек работникам бюджетных организаций определяет .
Порядок обеспечения денежным довольствием военнослужащих утвержден приказом Минобороны 30.12.2011 N 2700.
Налогообложение доходов осуществляется в рамках Налогового кодекса. Учет хозяйственных операций производится согласно с требованиями .
Унифицированные формы первичной документации утверждены постановлением Госкомстата N 1. Образцы первичных учетных документов закреплены .
Как осуществляется оплата суточных командировочных расходов в 2019 году
Общий порядок начисления и оплаты суточных издержек определяется ТК РФ. Однако при расчете суммы возмещения необходимо учитывать ряд факторов, которые влияют на размер и порядок выплаты командировочных расходов.
Поэтому ниже будут рассмотрены отдельные составляющие данного показателя.
За что именно возмещается сумма
Служебная командировка подразумевает возмещение следующих видов издержек:
- расходы на проезд;
- оплата стоимости аренды жилья;
- дополнительные расходы, необходимые для проживания за пределами ПМЖ.
Выплата суммы
Выплата наличных денег работнику осуществляется строго под отчет. При выдаче денег бухгалтерские проводки оформляются следующим образом:
| Дт 71 Кт 50 | Выдача денег под отчет откомандированному работнику |
При выдаче денег составляется . Сотрудник после возвращения из командировки обязан отчитаться перед работодателем об израсходованных суммах.
К авансовому отчету дополнительно прилагаются следующие документы:
- командировочное удостоверение;
- квитанции;
- контрольно-кассовые чеки;
- транспортная документация.
Бухгалтер обязан проверить предоставленные документы на предмет целевого использования средств и правильности их составления. утверждает директор предприятия.
После утверждения отчета бухгалтерские проводки оформляются так:
| Дт 26 (20, 25, 44) Кт 76 (60) | Списаны издержки на командировку |
Неиспользованный остаток аванса сотрудник должен сдать в кассу предприятия.
Заявление на оплату (образец)
Под заявлением подразумевается официальное обращение сотрудника к работодателю о выдаче аванса в связи с командировкой.
Также работник может подать , например, если им были потрачены деньги сверх выданного аванса.
Если у работодателя не возникает замечаний, то он издает . При наличии спора работник может о возмещении командировочных расходов.
Если в выходные дни
В связи с производственной необходимостью служебная командировка может выпасть на выходные дни. Следовательно, за работником сохраняется средний заработок за весь период командировки.
Кроме случаев, когда время поездки до места назначения выпадает на выходные или праздничные дни
().По мнению чиновников при таких обстоятельствах оплата труда производится на основании .
Другими словами, работнику полагается заработная плата в двойном размере. Аналогичная правовая позиция изложена в .
Остальные выплаты производятся в общем порядке. При налогообложении прибыли предприятия подобные выплаты работодатель может списывать как расходы на оплату труда.
Формирование приказа
Основанием для поездки сотрудника в служебную командировку является распоряжение работодателя (см. подзаголовок «Правила оформления…»).
Видео: надо ли платить страховые взносы с неподтвержденных командировочных расходов?
Приказ подписывается руководителем предприятия и доводится до сведения работника. Что касается приказа о выдаче аванса или на возмещение командировочных расходов, то документ составляется в произвольной форме.
Распоряжение должно содержать следующие данные:
- ФИО сотрудника.
- Дату и место командировки.
- Основание для возмещения расходов.
- Данные лица, ответственного за исполнение распоряжения.
Приказ также подлежит регистрации в журнале распоряжений по личному составу.
Налогообложение командировочных
Порядок налогообложения зависит от налогового режима, который использует субъект хозяйственной деятельности.
Если предприятие находится на и , то командировочные расходы должны быть включены в состав издержек при определении налоговой базы.
Организации, использующие общий режим налогообложения должны уменьшать размер прибыли на сумму расходов.
Что касается удержания НДФЛ с выплаченных работнику суточных, то здесь долгое время была спорная ситуация. Однако конфликт был окончательно решен.
Исходя из разъяснений Высшего судебного органа суточные, выданные в пределах норм, установленных коллективным договором налогообложению не подлежат ().
По закону размер суточных выплат составляет:
| Командировка на территории России | 700 руб. |
| Заграничная командировка | 2500 руб. |
При этом суд обратил внимание фискального органа на то, что положения постановления правительства №729 в этом случае не применяются.
Суд также сделал акцент на том, что исходя из предписаний объектом налогообложения является доход работника.
Тогда как при получении суточных у работника не возникает экономическая выгода ().
Напротив, сотрудник несет определенные расходы, направленные на выполнение служебных обязанностей.
Следовательно, возмещение расходов не может квалифицироваться как доход, а, значит, не является объектом обложения НДФЛ.
Если сумма выплаченных суточных превышает установленные коллективным договором размеры возмещения, тогда разница сумм подпадает под определение «Доход» и облагается подоходным налогом.
Единственным условием для освобождения от уплаты обязательных взносов является продолжительность командировки, которая должна составлять не менее двух суток ().
По мнению чиновников профильного Министерства, суточные выплаты при однодневных командировках законом не предусмотрены.
Потому как работник может ежедневно возвращаться домой, а, значит, он не несет дополнительных издержек, необходимых для проживания за пределами ПМЖ.
Часто задаваемые вопросы
При оплате командировочных расходов часто возникают следующие вопросы:
- Можно ли производить расчеты в программе 1С.
- Как быть с военнослужащими.
- Нюансы возмещения в бюджетных организациях.
При работе в 1С
Проводить хозяйственные операции можно при помощи программы «1С Зарплата и Управление Персоналом».
Программный продукт открывает следующие возможности:
- Управление заработной платой.
- Исчисление налогов и взносов.
- Персонифицированный учет для ПФ РФ .
- Регламентированная отчетность.
- Отображение результатов расчетов в налоговом и бухгалтерском учете.
Бухгалтер может также составлять все необходимые документы, например, расчетный документ «Оплата по среднему заработку» в программе 1С. Сформированные документы можно распечатывать через соответствующее меню.
Нюансы оплаты военнослужащим
Оплата служебных командировок военнослужащих происходит в таком же порядке, что установлен для работников коммерческих организаций ().
Если военнослужащий возвращается из командировки в день убытия, то ему суточные не выплачиваются.
К числу дополнительных расходов относятся:
- страховые взносы по страхованию;
- оформление проездных документов;
- издержки на постельные принадлежности в поезде.
Возмещение суточных расходов осуществляется в размере 300 руб. за 1 день командировки.
Как быть в бюджетных учреждениях
Размеры возмещения издержек, связанных с командировкой работников бюджетных организаций определяются нормативными документами субъектов РФ или правовыми актами местных органов самоуправления (ст.168 ТК РФ).
Если исходить из постановления правительства №729, то откомандированным сотрудникам полагаются следующие выплаты.
- расходы на проезд в оба конца.
В размере документально подтвержденных издержек, но, не более стоимости проезда
Если у работника отсутствуют подтверждающие документы, то ему возмещается только минимальная стоимость проезда
- издержки на выплату суточных – 100 руб. за каждый день командировки;
- расходы по аренде жилья – в размере документально подтвержденных издержек, но, не более 550 руб. в сутки. Если у работника нет документов, то размер возмещения составляет 12 руб. в сутки.
