Когда на предприятии работают наемные сотрудники, осуществляющие свою деятельность на основе трудового соглашения, обязательным является проведение учетной политики относительно доходной части в виде выплаченных работникам сумм по заработной плате, в том числе нужно обязательно отразить размеры НДФЛ. Чтобы не запутаться, существует единый порядок, предполагающий заведение налоговых карточек по налогу. Другое название таких карточек - налоговые регистры, и ведет их главный бухгалтер.
08.02.2016Роль налоговых карточек по учету НДФЛ
Карточки заполняются отдельно по каждому сотруднику, для точности отражения результатов нужны такие данные:
- значения, взятые из отчетности 2-НДФЛ и 6-НДФЛ;
- сальдо, исчисляемое из НДФЛ, высчитывается в бухгалтерском учете, и все это отражается в балансе;
- пени, начисляемые при несвоевременной уплате налогов.
Регулярно с целью контроля инспекторами территориального отделения налоговой службы проводятся проверки, они в том числе подразумевают предоставление бухгалтером заполненных налоговых регистров.
Формат налоговой карточки по НДФЛ
Если есть желание, для собственного удобства вы сами можете создать формуляры, но лучше все-таки применять общепризнанные карточки, которые содержит любая бухгалтерская программа. В них отражается наиболее полная информация, учитывающая требования действующего отечественного налогового законодательства. Эти требования в первую очередь называют обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в форме регистра.
Чтобы вы лишний раз не ломали над этим голову, для удобства реквизиты к заполнению представлены ниже в табличном виде.
Значения, отражающиеся в налоговой карточке по НДФЛ
Общие показатели |
Наименование организации — налогового агента Налоговый период |
Сведения о получателе дохода |
Фамилия, имя и отчество ИНН (при наличии) либо паспортные данные Статус налогоплательщика (налоговый резидент или нет) |
Сведения о доходах |
Наименование Код по справочнику, утвержденному приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ (Приложение № 1) |
Сведения о вычетах и необлагаемых расходах |
Код по справочнику, утвержденному приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ (Приложение № 2) |
Сведения о НДФЛ |
Сумма исчисленного НДФЛ и дата его исчисления Сумма удержанного НДФЛ и дата его удержания Сумма перечисленного НДФЛ, дата его перечисления Реквизиты платежного поручения на уплату НДФЛ |
Штрафные санкции
Начинающих предпринимателей интересует вопрос, предполагаются ли штрафные санкции за отсутствие налоговых регистров в организации? Специалисты утверждают, что незнание законов в данном случае наказывается однозначно. Назвать единую сумму, которую придется уплатить компании по отношению к налоговой инспекции, невозможно, ведь величина штрафа учитывает численность налоговых подотчетных периодов, в течение которых нарушение имело место быть.
Итак, если речь идет об 1 налоговом периоде, в 2016 году размер штрафных выплат колеблется в районе 10000 рублей, а если нарушения длились несколько лет, заплатить придется не менее 30000 рублей.
Как выглядит налоговая карточка по НДФЛ в 2016 году (пример)
Налог, который обязаны уплачивать в бюджет все работодатели за своих работников каждый раз, когда происходит начисление и выплата заработной платы называется . При разных ситуациях данный . Это может быть, как 13% и 9%, так и 30% и 35 %. Сведения по суммам выплаченных налогов раньше работодатели должны были учитывать в форме 1-НДФЛ.
В этом документе отражались суммы уплаченных подоходных налогов в бюджет на своих работников. Заполнялась форма каждый месяц, одновременно с начислением заработной платы своим сотрудникам.
Понятие 1-НДФЛ
После 2011 года все налоговые агенты заполняют регистр 1-НДФЛ. В нем указываются те же сведения, но по каждому налогоплательщику отдельно.
В регистре должны быть отражены суммы всех доходов и налогов, выплаченных предприятием или предпринимателем своим сотрудникам или временно принятым работникам. Если посмотреть внимательно то, регистр очень похож на прежнюю форму 1-НДФЛ. И поскольку каждый работодатель обязан самостоятельно «под себя» разрабатывать регистр, то естественно, что за образец берется как раз та самая форма. Они похожи, но есть различия, которые необходимо знать и учитывать при ведении регистра подоходного налога.
Форма регистра
Чтобы начать использовать регистр учета 1-ндфл нужно открыть шаблон этого документа в бухгалтерской программе и применить его к своему предприятию. В случае, когда вы самостоятельно хотите разработать его, можно взять за основу раннее применявшуюся форму 1-НДФЛ.
В регистре должны быть следующие сведения:
- Фамилия, имя, отчество работника;
- Число, месяц и год рождения;
- ИНН сотрудника;
- Резидент или нерезидент. Этот пункт необходим, так как позволяет рассчитать правильно ставку налога;
- Общее количество доходов, выплаченных сотруднику. Обязательно нужно указывать коды доходов и дату выдачи зарплаты;
- Общее количество . Здесь тоже стоит отметить , согласно которым были сделаны вычеты. Указываем далее сумму дохода за минусом положенного вычета;
- Итоговая сумма налогов, которая была посчитана и вычтена из зарплаты. День, когда данная сумма была вычтена из зарплаты и день, когда был перечислен налог. Также указываются основания перечисления, т.е. число и номер платежки.
Регистр заполняется на каждого сотрудника отдельно. Некоторые предприятия имеющие небольшой штат работающих практикуют ведение общего регистра 1-НДФЛ. Это возможно, но, чтобы избежать лишних проблем при сдаче деклараций или при проверке контролирующими органами целесообразнее найти время и все-таки оформить регистры на каждого работника.
Порядок заполнения
При поступлении на работу сотрудник обязан предоставить необходимые сведения о себе, которые заносятся в его личную карточку и хранятся в отделе кадров или бухгалтерии. Затем, при начислении заработной платы, на каждого работника заводят регистр 1-НДФЛ. Его заполняют согласно сведениям, указанным в личной карточке сотрудника. Если каких-либо индивидуальных данных сотрудника не хватает, необходимо уточнить их.
В целом, внесение сведений в регистр не отличается от обычного заполнения налоговой карточки 1-ндфл. Туда нужно носить все данные налогоплательщика, величину дохода и величину налогового вычета, положенного по закону и подтвержденного соответствующими документами. Также необходимо указывать дату и порядковый номер документа, согласно которому произошло перечисление средств.
Заполнять регистр должен работодатель или представитель работодателя. Сдавать в налоговую документ тоже входит обязанность работодателя.
Применяемые коды
При заполнении налоговой карточки 1-НДФЛ применяются специальные коды доходов и вычетов. Наиболее часто используются следующие коды доходов:
- 2000 – начисленная и выплаченная заработная плата, а также премия и другие выплаты;
- 2012 – ;
- 2300 – ;
- 2400 – , связанных с , а также от сдачи в аренду различных трубопроводов, ЛЭП, компьютерных сетей и т.д.;
- 1400 – передача на праве аренды некоего имущества, кроме транспорта и средств связи;
- 2760 – работающим или вышедшим на пенсию сотрудникам;
- 4800 – другие выплаты, в том числе за неиспользованные дни положенного по закону отпуска.
Подробнее можно посмотреть перечень кодов наиболее часто используемых при заполнении документов в приложении №1, пр. ФНС от 10 сентября 2015 года.
Коды вычетов, которые следует использовать для заполнения регистра 1-НДФЛ:
- Так называемые с номера 114 по 125 включительно;
- : номера 311, 312;
- : №№ 320, 321,324;
- : №№ 403-405 включительно;
- Особые вычеты, в определенных пределах: №№ 501, 503, 505,508.
Пример заполнения
Заполняется для налоговой инспекции бланк 1-НДФЛ в 9 разделах. В них указывают сведения о доходах и вычетах физического лица, являющегося сотрудником организации.
В разделе 1 следует указать данные о работодателе, такие как:
- Код налоговой инспекции к которой относится работодатель;
- ИНН компании и его КПП и ;
- и телефон компании;
- Полное .
Во втором разделе должны быть озвучены данные физического лица, за которого компания или уплачивает налоги. В случае, когда работник является жителем другой страны необходимо указывать его точный адрес в родной стране с кодом государства.
Третий раздел отчета содержит информацию о налоговой базе, на которую будет начисляться подоходный налог. Эта информация должна быть внесена в таблицу, где указаны:
- Сумма дохода;
- Величина начисленных налогов;
- Общая сумма положенных и подтвержденных документами, вычетов;
- Сумма начисленных и выплаченных налогов.
- Следующий раздел – дивиденды. Здесь можно увидеть сумму и величину начисленного налога по ставке 9%.
- В пятом разделе отражаются виды доходов, облагаемые по повышенной ставке 35% и относящиеся к .
- Очередные разделы 6 и 7 являются итоговыми по видам налогов и доходов. Здесь же нужно указать сумму вычетов.
- Заключительный раздел посвящен корректировке и перерасчетам предыдущих помарок. После произведенных доработок нужно произвести доплату в бюджет или сделать запрос на возврат излишне уплаченных сумм в налоговую инспекцию.
Документ подписывается руководителем и визируется печатью предприятия.
Образец заполнения 1-НДФЛ
Специальная карточка с кодом формы 1 НДФЛ призвана аккумулировать данные для упрощения расчета величины подоходного налога сотрудников. В данной статье мы рассмотрим требования, которые формулирует налоговое право к данному документу и правилам и срокам его заполнения.
Формировать форму нужно каждый месяц, как только начисляется сумма заработной платы к выдаче. Ранее бланк представлял собой карточку, но начиная с отчетности за 2011 год, он преобразован в налоговый регистр, вести который обязаны все работодатели. Обязательными для заполнения являются следующие поля формы:
- доходы за квартал с помесячной разбивкой
- полагающиеся по НК РФ вычеты
- фактически уплаченные в казну суммы НДФЛ
ВАЖНО: заполнять форму нужно с учетом принятой кодификации доходов, отчислений, вычетов.
Информация 1 НДФЛ – база для идентификации работника в качестве налогоплательщика и основание для присвоения ему соответствующего статуса. В обязательном порядке здесь указываются:
- даты выплаты доходов работникам
- даты произведенных удержаний
- суммы каждого вознаграждения и удержания
- реквизиты платежей
Сейчас, когда документ формируется на базе автоматизированного решения 1С, сложностей с составление формы по всем правилам не возникает.
Обратите внимание: если фирма-агент в срок не представит 1 НДФЛ по запросу ФНС в период проверки, ее ждет штраф 10 000 руб. на основании нормы статьи 120 Кодекса.
1 НДФЛ бланк 2017: термины и понятия
Давайте для начала определимся с терминологией и основными понятиями. Это особенно актуально для тех, кто впервые формирует данную форму. Им будет полезен следующий глоссарий:
- Подоходный налог или НДФЛ – федеральный налог на все поступлений в качестве доходов физических лиц в размере 9/13/30/35 % в зависимости от характера поступлений. Регламент расчетов по НДФЛ определен гл. 23 НК РФ.
- 1 НДФЛ 2017 бланк скачать можно в Сети. Форма утверждена приказом ФНС еще в 2003 году, номер документа БГ-3-04/583. Титульная страница выглядит так:
Именно эту форму чаще всего считают «первичкой» по учету доходов физического лица в рамках сотрудничества с конкретным работодателем.
- Регистр налогового учета доходов по НДФЛ – своего рода аналог карточки 1-НДФЛ от 2003 года, который может быть сформирован в свободной форме, если его содержание дает исчерпывающую информацию о начислениях и удержаниях по сотрудникам за налоговый период.
Кто заполняет 1 НДФЛ на сотрудника?
Хотя данные в документе напрямую относятся к начислениям и удержаниям по каждому конкретному сотруднику предприятия или ИП, заполнять форму должны не работники, а их налоговые агенты, то есть – текущие работодатели. Сотрудники бухгалтерии формируют 1 НДФЛ в качестве регистра налогового учета. При этом они следуют следующим правилам:
- карточка-регистр составляется по данным каждого месяца на основании текущих итоговых ведомостей по заработной плате и прочих вознаграждений и доходов сотрудников предприятия
- именно бухгалтер-расчетчик, который по роду своей службы рассчитывает заработную плату, готовит базовые данные для заполнения формы и формирует документ на основании ежемесячных начислений
ВАЖНО: не отражаются в указанном регистре следующие виды начислений в пользу сотрудника:
- пособия из средств фонда на обеспечение сотрудниц выплатами на основании больничного листа по беременности и родам
- выплаты в пользу сотрудника, обусловленные рождением ребенка или его усыновлением
- все обусловленные трудовым законодательством страны денежные выплаты, связанные со статусом безработного
Нормы права: что диктует закон?
- учет поступлений и вычетов ведет налоговый агент
- использовать для отражения сумм следует налоговый регистр
- регистром учета можно считать форму 1 НДФЛ
В каком порядке следует подавать карточки?
Ежемесячно бухгалтерия работодателя или фирма-аутсорсер формируют карточку 1-НДФЛ. Это одновременно и бухгалтерский, и налоговый учет доходов. Вся процедура сводится к нескольким простым действиям:
- составить ведомость учета доходов в разрезе сотрудников
- учесть в таблице зарплату, отпускные, премии, компенсации
- сформировать документ по форме 1 НДФЛ
- направить данные по регламентированной форме в ФНС
Обратите внимание, в актуальной форме 1 НДФЛ 9 разделов:
Раздел 3
Раздел 4
Раздел 5
Обобщающий раздел формы фактически содержит данные, используемые при составлении формы 2-НДФЛ. Обязательными полями признаны:
- общая величина налоговой базы по каждому работнику предприятия
- виды предоставленных вычетом
- расчетные суммы налога к уплате
Идентификация работника специалистом налоговой службы проходит по параметрам: доходы, вычеты, платежи, долги, реквизиты, и конечно – личные данные налогоплательщика.
1-НДФЛ. Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц. Утверждена приказом МНС РФ от 31.10.2003 N БГ-3-04/583. Налоговая карточка 1-НДФЛ является первичным документом налогового учета. Ее обязаны составлять налоговые агенты -- российские организации, представительства иностранных организаций, индивидуальные предприниматели, частные нотариусы, являющиеся источником дохода физических лиц.
Ведение карточки осуществляется ежемесячно с учетом особенностей исчисления сумм налога, предусмотренных для различных видов доходов, облагаемых налогом по ставке 13, 30 или 35%, исходя из начисленного налогоплательщику дохода.
Карточка 1-НДФЛ заполняется в случае начисления и выплаты соответствующих доходов как во исполнение трудовых соглашений (контрактов), так и гражданско-правовых договоров (отношений), возникающих между налоговыми агентами и физическими лицами. Если налоговые агенты производят выплату доходов индивидуальным предпринимателям за приобретенные у них товары, продукцию или выполненные работы, и эти индивидуальные предприниматели предъявили документы, подтверждающие их государственную регистрацию в качестве индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, Налоговая карточка на такие произведенные выплаты не составляется.
Налоговая карточка 1-НДФЛ заполняется на каждое физическое лицо, получившее в отчетном периоде доходы, подлежащие налогообложению в соответствии с действующим законодательством, включая доходы, в отношении которых предусмотрены налоговые вычеты. Не отражаются в карточке доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) независимо от суммы полученного дохода в соответствии со ст. 217 НК РФ, кроме доходов, частично освобождаемых от налогообложения. Например, не отражаются в карточке выплаты, производимые налоговым агентом, подпадающие под действие п. 1 ст. 217:
- пособие по беременности и родам;
- единовременное пособие за постановку на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;
- пособие при рождении и при усыновлении ребенка;
- пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет;
- пособие по безработице.
В аналогичном порядке не учитываются при заполнении карточки государственные пенсии, назначаемые в порядке, установленном действующим законодательством (п. 2 ст. 217), все виды компенсационных выплат в пределах норм, установленных действующим законодательством, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления, выплачиваемых в случаях, указанных в п. 3 ст. 217, и так далее. Также не отражаются в налоговой карточке отдельные виды доходов, освобождаемые от налогообложения в соответствии с пунктами 1, 2, 4 ст. 213 НК РФ, получаемые в виде страховых выплат или пенсионных выплат из негосударственных пенсионных фондов. Доходы, частично освобождаемые от налогообложения, указанные в ст. 217 НК РФ, учитываются в Налоговой карточке в соответствии с правилами, приведенными в порядке ее заполнения.