Инвентаризация имущества и расчетов организации. Инвентаризация имущества и финансовых обязательств

Инвентаризация имущества организации, а также ее финансовых обязательств является необходимым (а в некоторых случаях и обязательным) мероприятием, проводимым в целях фактического контроля за сохранением имущественных средств и учета обязательств. Подробнее о процедуре инвентаризации расскажем в нашей статье.

Инвентаризация имущества и обязательств организации (общие положения)

Инвентаризация представляет собой совокупность проверочных мероприятий, проводимых с целью установления комплектности имущественных объектов и состояния финансовых обязательств компании по состоянию на определенную дату путем сравнения фактических сведений с данными бухгалтерского учета.

Нормативную базу, регулирующую инвентаризационные мероприятия, составляют:

Методические указания по инвентаризации имущества и финобязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания).
Положение по ведению бухучета и бухотчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее — Положение).

К основным целям инвентаризационного учета относятся:

определение фактического наличия имущества;
контроль соответствия имеющегося у организации имущества сведениям бухучета;
контроль отражения обязательств и имущества на учете.

К задачам, выполняемым в процессе инвентаризационных мероприятий для достижения указанных целей, относятся:

контроль соблюдения условий хранения имущественных ценностей и денег, норм эксплуатации машинных и иных механизмов;
выявление некачественных или утративших свои полезные свойства имущественных ценностей;
обнаружение неиспользуемого имущества и/или ценностей, превышающих свои заявленные нормативы;
контроль адекватности учета имущественного комплекса, обязательств, средств, расходов и прочих статей баланса.

Задачи, указанные выше, могут стать этапами в процессе проведения инвентаризационных мероприятий.

Виды инвентаризации имущества и обязательств организации

Инвентаризацию имущества организации можно разделить на виды по различным основаниям:

Так, по составу инвентаризуемого имущественного комплекса инвентаризация может быть:

полной (в отношении всего имущества);
частичной (в отношении определенной группы имущественных объектов).

По периодичности проведения:

плановой;
внеплановой.

По виду проверочных мероприятий:

натуральной (проводится простым подсчетом объектов проверки);
документальной (осуществляется через сверку документации).

Согласно п. 27 Положения, обязательные инвентаризационные мероприятия должны быть проведены:

при осуществлении передачи имущества в аренду, в случае выкупа, продажи, реорганизации государственного или муниципального предприятия;
в преддверии формирования годового бухгалтерского отчета, за исключением имущественных объектов, пересчет которых проводился с 1 октября отчетного года;
при смене материально ответственных сотрудников;
при обнаружении недостачи или порчи имущественных объектов;
в случае чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями (пожара, наводнения и т. п.);
при проведении реорганизационных или ликвидационных мероприятий в фирме;
в иных законодательно предусмотренных случаях.

Инвентаризация имущества организации — процедура

Процедура проведения инвентаризационных мероприятий включает в себя следующие этапы:

Предварительный. Этот этап включает в себя подготовительные действия, в число которых входят:

оформление приказа на проведение инвентаризации;
создание инвентаризационной комиссии;
определение периодов осуществления инвентаризационных мероприятий и комплекса проверяемого имущества;
сбор документации от материально ответственных сотрудников.

Непосредственное осуществление инвентаризации имущества организации, заключающееся в измерениях проверяемых вещей, в том числе:

взвешивании;
обмеривании;
подсчете.

Кроме того, в рамках этого этапа составляются инвентаризационные описи.

Сравнительный, в процессе которого происходит сверка показателей инвентаризационных описей со сведениями бухгалтерского учета. Сверка позволяет:

выявить расхождения и пересортицу;
определить причины несоответствия данных.

Итоговый, который включает:

документирование результатов инвентаризационного мероприятия;
приведение в соответствие с инвентаризационными итогами данных бухгалтерского учета;
привлечение виновных к ответственности.

Инвентаризационная комиссия

Согласно п. 2.2 Методических указаний, инвентаризационная процедура проводится специальной комиссией. При этом при значительном объеме проверяемого имущественного комплекса и обязательств возможно создание рабочих инвентаризационных комиссий. Если же объем невелик и на предприятии имеется ревизионная комиссия, возможно делегирование инвентаризационных полномочий ей.

Состав комиссии утверждается приказом руководителя. При этом в состав должны быть включены (п. 2.3 Методических указаний):

делегаты от администрации предприятия;
сотрудники бухгалтерии;
прочие специалисты (экономисты, инженеры и т. д.).

Кроме того, в инвентаризационную комиссию могут быть включены:

специалисты службы внутреннего аудита;
представители независимого аудитора.

Проведение инвентаризационных мероприятий требует полного укомплектования комиссии в соответствии с утвердившим ее состав приказом. В ином случае отсутствие даже одного из указанных в приказе лиц является основанием для признания инвентаризационных итогов недействительными.

Не знаете свои права?

Проведение указанных процедур предваряет сдача последних на момент ревизии приходных, расходных документов и отчетов о движении мат. ценностей и денежных средств инвентаризационной комиссии. Председатель визирует указанные документы с припиской «До инвентаризации на (указывается дата)».

Документы, оформляемые при инвентаризации имущества

Оформляется инвентаризационная процедура посредством составления комплекта документов, который включает:

Приказ руководства компании. Этот документ инициирует инвентаризационные мероприятия и должен содержать сведения:

о составе инвентаризационной комиссии;
датах осуществления инвентаризации;
комплектности инвентаризуемого имущества и обязательств;
порядке и сроках документирования итогов инвентаризации.

Образец приказа о создании инвентаризационной комиссии можно скачать

С 01.01.2013 предприятия могут утверждать собственную форму рассматриваемого приказа. Для образца целесообразно пользоваться формой № ИНВ-22, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Инвентаризационные описи , которые используются для внесения данных расчетов непосредственно в момент проведения инвентаризационных действий. Опись заполняется как минимум в 2 экземплярах (вручную либо на компьютере) по форме, утвержденной постановлением Госкомстата № 88 или установленной в организации.

Исправления в описи не допускаются, поэтому при необходимости исправить ошибку следует зачеркнуть неверные данные и сверху написать правильные значения. Все правки оговариваются в документации и подписываются членами комиссии, а также материально ответственными сотрудниками. Если правки были внесены иным способом, необходимо или скорректировать исправления так, как описано выше, либо переписать опись. Помимо исправлений она не должна содержать пустых граф, поэтому все пустые строки прочеркиваются.

Подписывается опись членами комиссии и материально ответственными сотрудниками, которые помимо подписи оставляют в документе расписку о том, что проверка проведена в их присутствии и претензий к комиссии нет.

Документирование итогов инвентаризации

Результаты инвентаризационных мероприятий также облекаются в документальную форму. По итогам инвентаризации имущества организации формируется следующий комплект документов:

Сличительная ведомость — документация, в которой фиксируются расхождения между фактическим наличием инвентаризируемых средств и данными бухучета. Сличительная ведомость составляется в 2 экземплярах по форме, утвержденной в конкретной организации.

В документе должны быть присутствовать:

реквизиты документа (номер и дата составления);
реквизиты приказа о назначении инвентаризации;
указание периода проведения мероприятий;
краткая характеристика проверяемого имущества;
результаты инвентаризации (излишки или недостача, количество, стоимость);
подписи уполномоченных лиц (директора, бухгалтера, мат. ответственных сотрудников).

Протокол инвентаризационной комиссии, который составляется по результатам заседания. Заседание проводится после фактически проведенных мероприятий по ревизии имущества и включает:

анализ выявленных расхождений;
установление причин несоответствия фактического и учтенного количества имущества и виновных лиц;
принятие решения по редактированию бухгалтерских показателей.

Инвентаризационные итоги утверждаются приказом руководителя предприятия, в котором даются указания по нивелированию выявленных недочетов. Итоговый приказ по инвентаризации является основанием для корректировки данных бухгалтерского учета.

Когда проводят инвентаризацию обязательств организации?

В периодической сверке нуждаются не только имущественные/вещественные объекты предприятия, но и корректность отраженных на счетах бухгалтерского учета сумм. Для этого проводят инвентаризацию финансовых обязательств. Например, ревизия дебиторской и кредиторской задолженности , или же инвентаризация резервов по отпускам .

Периодичность ревизии финобязательств в целом совпадает с периодичностью проведения инвентаризационных мероприятий в отношении имущественных объектов, то есть проводится в дни, установленные либо законодательством, либо внутренними документами организации. При этом проведение финансовой инвентаризации по основаниям, определенным в нормативных актах, является обязательным.

В отношении автономных или бюджетных учреждений помимо общих оснований (к примеру, при реорганизации предприятия или замене мат. ответственных работников) установлена обязательная периодичность ревизии финобязательств — 1 раз в квартал (п. 69 инструкции, утвержденной приказом Минфина № 33н от 25.03.2011).

Процедура инвентаризации финобязательств включает в себя следующие мероприятия:

Проверку расчетов с кредиторами-организациями, которая состоит в оценке обоснованности учтенных на балансе сумм и документальной проверке верности расчетов с кредитными организациями.
Сверку расчетов по бюджетным выплатам.
Сверочные мероприятия с контрагентами. В частности, проверен должен быть счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по проплаченным поставкам, находящимся в дороге, и незадокументированным поставкам. Сверка производится по документации в согласовании с корсчетами.
Инвентаризацию авансовых отчетов по их целевому использованию и каждому подотчетному лицу.
Ревизию задолженности сотрудникам со стороны предприятия, в процессе которой могут быть выявлены недоплаченная заработная плата и переплаты работникам.
Проверку расчетов с членами трудового коллектива по иным обязательствам (займам, кредитам, недостачам, браку и т. д.).
Общую ревизию финобязательств предприятия в отношении всех дебиторов и кредиторов, в которую входят сведения по каждому субъекту по расчетам:

по страхованию имущества;
страхованию личности;
страхованию рисков в предпринимательстве и гражданской ответственности;
претензионным расчетам;
договорным выплатам (аренде, комиссии, цессии и т. д.).

Проверка осуществляется через акты сверок.

Как оформляется инвентаризация обязательств?

Оформляется инвентаризация обязательств, так же как и инвентаризация имущественного комплекса, путем издания приказа и заполнения инвентаризационных описей.

При этом в описи должны получить отражение следующие сведения:

общий долг (в основной части с процентами);
размер неоплаченных процентов, штрафов, пеней;
долговые обязательства (как имеющие подтверждение, так и не имеющие его);
просроченную задолженность.

Опись расчетов с контрагентами должна включать:

информацию о задолженности организации;
данные контрагентов;
размеры долгов, разбитые по различным основаниям;
долги с истекшим сроком давности;
подтвержденную и неподтвержденную задолженность.

Описи подписываются всеми членами комиссии и председателем.

Таким образом, инвентаризация имущественного комплекса и инвентаризация финансовых обязательств предприятия представляют собой очень схожие во многом процессы. Однако эти мероприятия имеют и отличительные моменты — в основном не по процедуре, а по форме документирования результатов, связанной с особенностями инвентаризуемого объекта. Эти нюансы следует учитывать при проведении и оформлении ревизии.

Инвентаризация - это проверка имущества и обязательств организации путем подсчета, обмера, взвешивания. Это способ уточнения показателей учета и последующего контроля за сохранностью имущества организации.

Основные цели инвентаризации:

* выявление фактического наличия имущества;
* сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
* проверка полноты отражения в учете обязательств.

Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

В зависимости от степени охвата проверкой имущества и обязательств организации различают полную и частичную инвентаризацию.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации.

Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества и обязательств (только денежные средства, материалы и др.).

Инвентаризации могут быть плановыми, которые проводят в заранее установленные сроки, и внезапными, которые проводят, чтобы установить наличие ценностей неожиданно для материально ответственного лица. Их осуществляют по распоряжению вышестоящих органов, руководителей организаций, по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

* при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального предприятия;
* перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере, и в приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
* при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
* при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
* в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
* при ликвидации (реорганизации) организации или в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и др.).

В состав инвентаризационной комиссии могут входить представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Перед инвентаризацией осуществляют подготовительные мероприятия: материальные ценности рассортировывают и укладывают по наименованиям, сортам, размерам; в местах хранения вывешивают ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей; все документы по приходу и расходу ценностей должны быть обработаны и записаны в регистры аналитического учета; от материально ответственных лиц необходимо получить расписку в том, что у них нет неоприходованных и не списанных в расход ценностей.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «...» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Наличие средств в натуре проверяют при обязательном участии материально ответственного лица. Результаты подсчета, обмера и взвешивания заносят в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах, которые подписывают все члены комиссии. Материально ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются к описи.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и др.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи незаполненные строки прочеркиваются и делается отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Если материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия проверяет указанные факты и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации, приведенные в Приложениях 6-19 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, либо формы, разработанные министерствами и ведомствами.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки ее правильности. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где происходила инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом (Приложение 3 к Методическим указаниям) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (Приложение 4 к Методическим указаниям).

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут осуществляться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, происходящие в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

На поврежденные или испорченные ценности составляют акты, в которых указывают характер и степень порчи, ее причины, лиц, виновных в порче ценностей. Результаты инвентаризации денежных средств и ценных бумаг оформляют актом без записи их в инвентаризационной описи.

Оформленные инвентаризационные описи и акты сдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и результаты сравнения - излишек или недостача. В сличительной ведомости ценности записывают с указанием количества и суммы по группам, видам и сортам в соответствии с классификацией, принятой в учете. В сличительную ведомость записывают только те ценности, по которым выявлены излишки или недостачи, а остальные показывают в ведомости общей суммой.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляют отдельные сличительные ведомости.

Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утверждаемым руководителем предприятия. После утверждения результаты инвентаризации отражаются в учете.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

1)излишек имущества приходуется по рыночной стоимости имущества на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации, а у бюджетной организации- на увеличение финансирования (фондов);
2) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации, а у бюджетной организации - на уменьшение финансирования (фондов).

Достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности организации обеспечивается инвентаризацией имущества и финансовых обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация - это уточнение фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бухгалтерского учета на определенную дату. Различают несколько видов инвентаризации:

частичная инвентаризация - проводится один раз в год для каждого объекта; это надежный способ проверки, не требующий высокого уровня внутренней организации и, как правило, не мешающий процессу производства;
периодическая инвентаризация - осуществляется в конкретные сроки в зависимости от вида и характера имущества;
полная инвентаризация - проверка всех видов имущества организации. Она проводится в конце года перед составлением годового отчета, а также при полной документальной ревизии, по требованию финансовых и следственных органов;
выборочная инвентаризация - имеет место в организациях с большой номенклатурой ценностей в местах их хранения и переработки, а также на отдельных участках производства или при проверке работы материально ответственных лиц, например, проверка наличных денежных средств в кассе, снятие остатков различных видов материалов и т.д.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливается организацией, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, приватизации, а также преобразовании государственной или муниципальной унитарной организации;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;
при смене материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел);
при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
в случае пожара, стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации, ликвидации организации в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Инвентаризации подлежат все имущество и все виды финансовых

обязательств. Инвентаризация проводится поэтапно и в следующие сроки:

по основным средствам - один раз в три года, а по библиотечным фондам - один раз в пять лет;
по капитальным вложениям - один раз в год, но не ранее 1 декабря отчетного года;
по незавершенному производству и полуфабрикатам собственной выработки, готовой продукции, сырью и материалам - не ранее 1 октября отчетного года;
по товарам, сырью и материалам в районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных местностях, - в период наименьших их остатков.

Инвентаризация денежных средств в кассе, на расчетных и валютных счетах, кредитов, займов и т. д. проводится один раз в месяц (как правило, на 1 -е число каждого месяца). При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета, с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах, по данным бухгалтерии организации с данными выписок банка.

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами, сумм задолженностей по недостачам и хищениям заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на бухгалтерских счетах.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

26. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

27. Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

28. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;

(см. текст в предыдущей)

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм — за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

(в ред. Минфина России от 30.12.1999 N 107н)

(см. текст в предыдущей)

Финансы и кредит / Бухгалтерский учет и анализ / 9. Инвентаризация имущества и обязательств

Основные понятия

Инвентаризацией называется сверка данных бухгалтерского учета и фактического наличия товарно-материальных ценностей или обязательств. Инвентаризации подлежат всё имущество организации и все обязательства независимо от местоположения организации и её организационно-правовой формы. Кроме того инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящееся в бухгалтерском учете (арендованное имущество, принятое на ответственное хранение, полученное для переработки, либо не учтенное по каким-то причинам).

Различают следующие виды инвентаризации: полную и частичную. При полной ,или сплошной, инвентаризации проверке подвергается все имущество и все обязательства организации. При частичной инвентаризации проверке подвергается имущество выборочно, по отдельным видам имущества и обязательств.

Инвентаризация может быть плановой и внеплановой (внезапной).

Количество инвентаризаций в течение года и даты их проведения, перечень имущества и обязательств устанавливаются самим руководителем организации.

Обязательное проведение инвентаризации необходимо в следующих случаях:

1) при смене материально-ответственного лица;

2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);

3) при передаче имущества в аренду, продаже, выкупе;

4) при установлении фактов хищений, злоупотреблений, а также порчи ценностей;

5) в случае стихийных бедствий, пожара, аварии;

6) при ликвидации (реорганизации) организации, перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса.

Порядок инвентаризации определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в которую включаются представители администрации, работники бухгалтерии и другие специалисты. При значительных объемах инвентаризации создается рабочая инвентаризационная комиссия. При проведении инвентаризации необходимо присутствие всех членов комиссии, так как отсутствие хотя бы одного является основанием признания результатов инвентаризации недействительными.

Весь процесс проведения инвентаризации можно разделить на пять этапов(рис. 9.1):

1) подготовительный;

2) этап проверки;

3) таксировочный;

4) сравнительно-аналитический;

5) заключительный.

Во время проведения инвентаризации объект опечатывается, и никаких действий по отпуску и приему товаров не проводится. Комиссия приступает к работе, взяв расписку с материально-ответственного лица и имея на руках инвентаризационную опись.

Во время проведения инвентаризации в описи проставляется фактическое наличие товарно-материальных ценностей. После окончания инвентаризации составляется акт об инвентаризации в двух экземплярах, в котором отражены наименования товарно-материальных ценностей (ТМЦ), количество, единицы измерения, учетная цена и так далее. Оформленные инвентаризационные описи и акты сдаются в бухгалтерию, где результаты сравнения записывают в сличительную ведомость.

Инвентаризация имущества организации

Выводы инвентари

зационной комиссии оформляются протоколом, утвержденным руководителем организации. После утверждения результаты инвентаризации отражаются в учете.

Рис. 9.1. Процесс проведения инвентаризации

Руководитель организации в течение 10 дней обязан принять решение по результатам инвентаризации. Если в недостаче виновно материально-ответственное лицо, то для отражения недостачи в бухгалтерском учете пользуются счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». Сумма недостачи учитывается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и удерживается с виновного по рыночной цене.

Разница, возникающая между рыночной и учетной ценами, отражается на счете 98 «Доходы будущих периодов» на субсчете 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей». Если виновное лицо не установлено, то недостача списывается на издержки производства и обращения:

Дт 20, 23, 26, 44.

Недостачи, возникшие при стихийных бедствиях, относятся на финансовый результат хозяйственной деятельности организации и списываются на счет 99 «Прибыли и убытки».

Излишки, выявленные в ходе инвентаризации, приходуются в доход организации и учитываются на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

Рассмотрим проведение инвентаризации на отдельных участках учетного процесса.

Инвентаризация кассы

Инвентаризация кассы проводится не реже одного раза в месяц.

Если в кассе обнаружены излишки денежных средств, то они должны быть отнесены в доход организации:

Дт 50 Кт 91.

Недостача денежных средств, обнаруженная в кассе, отражается в бухгалтерском учете следующими записями:

1) Дт 94 Кт 50 – недостача денежных средств;

2) Дт 73/2 Кт 94 – сумма недостачи отнесена на материально-ответственное лицо;

3) Дт 50 Кт 73/2 – сумма недостачи внесена материально-ответственным лицом в кассу организации;

4) Дт 70 Кт 94 – из заработной платы материально-ответственного лица удержана сумма недостачи.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей на складе

Излишки товарно-материальных ценностей, обнаруженные в ходе инвентаризации, должны быть оприходованы в доход организации:

Дт 10, 43 Кт 91.

Выявленная недостача в бухгалтерском учете отражается следующими записями:

1) Дт 94 Кт 10, 43 – обнаружена недостача ТМЦ;

2) Дт 20, 26, 44 Кт 94 – недостача в нормах естественной убыли списывается на затраты производства;

3) Дт 73/2 Кт 94, 98 – недостача сверх норм естественной убыли относится на материально-ответственное лицо по рыночной стоимости;

4) Дт 50, 70 Кт 73/2 – сумма недостачи внесена в кассу (удержана из заработной платы) материально-ответственным лицом;

5) Дт 98/4 Кт 91 – разница между учетной и рыночной стоимостями ТМЦ приходуется в доход организации.

Инвентаризация основных средств

Инвентаризация основных средств проводится не чаще, чем один раз в три года.

Если при инвентаризации основных средств выявлена недостача, то ее сумма относится на материально-ответственное лицо по рыночной стоимости объекта и с учетом суммы амортизации, начисленной за время эксплуатации.

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки основных средств, то они приходуются как безвозмездно полученные основные средства:

1) Дт 08 Кт 98/2 «Безвозмездные поступления» – оприходованы основные средства по рыночной стоимости;

2) Дт 01 Кт 98 – основные средства приняты к учету;

3) Дт 20 Кт 02 – начислена амортизация;

4) Дт 98/2 Кт 91 – часть доходов будущих периодов относится на доходы текущего периода (в сумме начисленной амортизации).

Таким образом, в состав доходов текущего периода организации первоначальная (рыночная) стоимость основных средств, выявленных в ходе инвентаризации, включается частями (в сумме начисленной амортизации) на протяжении всего периода их эксплуатации.

Инвентаризация расчетов

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Инвентаризация расчетов с поставщиками и покупателями (счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») оформляется актом сверки расчетов, подписанным с двух сторон, – руководителем (или иным уполномоченным лицом) организации и руководителем (или иным уполномоченным лицом) компании-контрагента.

Особое внимание при проверке счета 60 необходимо уделить товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам (это поставки без документов, поэтому их необходимо проверять по документам в согласовании с корреспондирующими счетами).

По задолженности работникам организации (счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда») выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

При инвентаризации подотчетных сумм (счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами») проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

Кроме того, инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить правильность и обоснованность:

· расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

· суммы задолженности по недостачам и хищениям, числящейся в бухгалтерском учете;

· сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Инвентаризация

Акт инвентаризации

Акт инвентаризации является одним из самых главных документов, составляемый инвентаризационной комиссией по специальной установленной форме, утверждённой соответствующим постановлением, и представляет собой ни что иное, как документированное подтверждение фактического наличия всех материальных ценностей компании, её денежных средств и бланков имеющимся записям в соответствующих регистрах ведущегося на предприятии бухгалтерского учета.

При этом, акты инвентаризации вполне могут иметь отличающиеся друг от друга формы и содержание, например различными по формату являются следующие документы: акт инвентаризации кассы, акт проверки задолженности по недостачам и хищениям, акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, а также другими кредиторами и дебиторами, акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути, или, например, акт инвентаризации расходов будущих периодов. Каждому из таких актов соответствует свой собственный, утверждённый бланк установленной формы.

Бланки инвентаризации

Бланки инвентаризации – то, без чего не может обойтись ни одна инвентаризация, проводимая по правилам и современным стандартам, причём каждому этапу её проведения соответствует свой бланк со своей собственной утверждённой формой документа.

Мы постарались собрать в одном разделе все формы необходимых документов по учету результатов инвентаризации для предприятий, здесь вы можете найти и скачать все основные и необходимые образцы документов по инвентаризации : акт инвентаризации , инвентаризационную опись, сличительную ведомость, и другие бланки инвентаризации .

Утверждённые формы документов, связанных с проведением инвентаризации: акты и бланки инвентаризации, опись, ведомости и образцы других документов

Примечание: все представленные в этом разделе бланки и акты инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88

Индекс формы	Формат документа	Название	Формат архива
Форма ИНВ-1		Инвентаризационная опись основных средств	Rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-1a		Инвентаризационная опись нематериальных активов	Rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-2		Инвентаризационный ярлык	Rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-3		Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей	Rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-4		Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных	Rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-5		Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение	Rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-6		Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути	Rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-8		Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них	Rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-8a		Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях	Rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-9		Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них	Rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-10		Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств	Rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-11		Акт инвентаризации расходов будущих периодов	Rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-15		Акт инвентаризации наличных денежных средств	Rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-16		Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности	Rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-17		Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами	Rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-18	ведомость	Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств	Rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-19	ведомость	Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей	Rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-22		Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации	Rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-23		Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации	Rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-24		Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей	Rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-25		Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций	Rar (.xls + .jpg)

Подробнее о стандартах процедуры и последовательности этапов подготовки и самого процесса смотрите в разделе «проведение инвентаризации». Заказ самой услуги можно осуществить по телефону агентства Интерпрайм, указанному на нашем сайте.

График инвентаризации

Нормативное регулирование

Порядок проведения инвентаризации в организациях определен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. №49.

Методические указания включают следующие разделы:

Общие положения
Общие правила проведения инвентаризации.
Правила проведения инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств:
Составление сличительных ведомостей по инвентаризации.
Порядок регулирования инвентаризационных разниц и оформления результатов инвентаризации.

Для проведения инвентаризации в организациях создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

По основаниям проведения инвентаризации классифицируются:

Плановые инвентаризации проводятся по графику в указанные сроки.

Внеплановые инвентаризации проводятся: при передаче дел материально-ответственными лицами; после стихийных бедствий; хищений и прочих сложившихся обстоятельств в организации.

Таблица 24

Наименование объектов инвентаризации	Сроки проведения инвентаризации
1. Основные средства (не менее одного раза в два-три года)	На 1 января конкретного года
2. Библиотечные фонды (не менее одного раза в пять лет)	На 1 января конкретного года
3. Нематериальные активы (не менее одного раза в год перед составлением годового отчета, но не ранее 1 декабря отчетного года)	На 1 января отчетного года
4. Товарно-материальные ценности (не менее одного раза в год, перед составлением годового отчета, но не ранее 1 октябри отчетного года)	На 1 ноября отчетного года
5. Незавершенное производство и расходы будущих лет (не менее одного раза в год)	На 1 января отчетного года
6. Животные и молодняк животных (не менее одного раза в год)	На 1 января отчетного года
7. Денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности (не менее одного раза в месяц)	На 1 число каждого месяца отчетного года
8. Расчеты с банками (по расчетным счетам, валютным счетам, депозитным счетам, ссудным счетам и др.) По мере получения выписок банка и подтверждения остатков на 1 января отчетного года.	На 1 января отчетного года
9. Инвентаризация имущества организации: цели, порядок проведения и фиксирование результатов Расчеты по платежам в бюджет и социальные фонды (не менее одного раза в квартал)
10. Расчеты с покупателями, подрядчиками и заказчиками; расчеты с прочими дебиторами и кредиторами (не менее одного раза в квартал)	На 1 апреля, июля, октября, января
11. Резервы, предстоящие расходы и платежи (не менее одного раза в год)	На 1 января отчетного года