Программа 1С: Бухгалтерия 8 предназначена для автоматизации учета хозяйственных операций. Расчеты с покупателями и поставщиками выступают неотъемлемой частью деятельности любого юридического лица.
Справочник «Контрагенты»
Справочник «Контрагенты» предназначен для хранения базы данных организаций и физических лиц, с которыми компания вступает в расчетные отношения.Справочник «Контрагенты» доступен из меню «Предприятие» верхней панели программы.
Также справочник «Контрагенты» можно найти в меню «Покупка» или «Продажа» панели задач программы.
Справочник «Контрагенты» имеет многоуровневую иерархическую структуру. Для удобства пользования справочником можно разделять всех контрагентов по папкам. Например, поставщики, покупатели и т. д.
Для создания новой папки следует нажать на кнопку «Новая группа» -
При создании новой группы потребуется указать ее наименование, при необходимости, написать комментарий.
Для того чтобы созданная группа сохранилась в базе данных, следует нажать на клавишу «Ок».В последующем с помощью кнопки можно будет отредактировать наименование группы, определить ее принадлежность к другой группе и т. д. В одной группе может быть несколько подгрупп, каждая из которых также может иметь определенное количество подчиненных элементов.
Для того чтобы создать контрагента, следует зайти в группу, в которой он должен находиться, и нажать на кнопку
В появившемся окне следует заполнить реквизиты контрагента: наименование, ИНН, КПП и т. д. Данные, занесенные в карточку контрагента, будут подставляться в печатные формы документов. Для сохранения контрагента в базе данных используется кнопка «Ок». Редактирование элемента допускается на любом периоде работы при помощи кнопки
Можно заполнять справочник «Контрагенты» перед началом внесения документов либо по ходу работы.Счета учета с контрагентами
По умолчанию счета учета расчетов с контрагентами установлены следующим образом:- Счет учета расчетов с поставщиком – 60.01
- Счет учета авансов выданных – 60.02
- Счет учета расчетов с покупателем – 62.01
- Счет учета авансов полученных – 62.02
Для добавления новой настройки следует воспользоваться кнопкой Счета учета расчетов с контрагентами прописываются для каждого контрагента в отдельности. Для одного и того же контрагента можно установить разные счета учета расчетов в зависимости от договора и вида расчетов.
Если оставить поля «договор» и «вид расчетов» пустыми, то счета учета расчетов с данным контрагентом будут распространяться на любые операции с ним и по всем договорам. Если оставить пустыми некоторые счета учета по каким-либо операциям, то по данным операциям счета учета расчетов с контрагентами подставляться не будут.Заполненная форма счетов учета расчетов с контрагентами может выглядеть следующим образом:
Исходя из представленного регистра сведений, можно сделать вывод, что установленные счета учета расчетов с контрагентом «Елена» будут распространяться на все расчетные операции и по всем договорам, так как поля «договор» и «вид расчетов» не заполнены.Добавлять новые позиции в регистр сведений «Счета учета расчетов с контрагентами» и изменять их можно на любом этапе работы с программой.
Покупка товарно-материальных ценностей
Приобретение (ТМЦ) оформляется на основании документов поставщика. Для оформления покупки ТМЦ в программе предназначены закладка «Покупка» в панели задач и меню «Покупка».
Для того чтобы оформить поступление ТМЦ, следует использовать документ «Поступление товаров и услуг», который можно найти в указанных закладках. Данным документом приходуются товары, материалы, оборудование и другие ТМЦ. Для того чтобы зарегистрировать поступление товаров или материалов используется вид операции «Покупка, комиссия». Для того чтобы принять материалы в переработку – «в переработку». Для покупки основных средств – «Оборудование».В табличной части документа на соответствующей закладке (например, «Товары») следует занести информацию о поступивших ТМЦ, их количестве, цене, порядке учета НДС, а также счетах учета номенклатуры.
На закладке «Счета расчетов» отражаются счета учета расчетов с контрагентом и по авансам выданным. Эти счета подставляются в документ из регистра сведений «Счета учета расчетов с контрагентами».На закладке «Счет-фактура» можно внести сведения о полученном счете-фактуре.
При таком способе заполнения сведений о полученном счете-фактуре данная операция автоматически попадает в Книгу покупок.После проведения документа делаются следующие бухгалтерские записи.
Посмотреть результат проведения документа можно при помощи кнопки Оплата поступивших ТМЦ оформляется с помощью документа «Списание с расчетного счета», который можно ввести на основании платежного поручения либо на основании «Поступления товаров и услуг».
При проведении документа «Списание с расчетного счета» задолженность перед поставщиком уменьшается, и денежные средства на расчетном счете тоже уменьшаются.При авансовой форме оплаты сначала проводится банковская выписка, а потом оформляется поступление ТМЦ. В этом случае расчеты с поставщиками будут проходить с использованием счета 60.02.
Реализация товарно-материальных ценностей
Продажа товарно-материальных ценностей (ТМЦ) оформляется на основании первичных документов, которые выписывает организация. Для оформления продажи ТМЦ в программе предназначены закладка «Продажа» в панели задач и меню «Продажа».
В первую очередь выписывается счет. В счете указываются сведения о ТМЦ, их цене и количестве, а также реквизиты для оплаты. При проведении счет не делает никаких проводок, однако без сохранения документа получить печатную форму документа не удастся.
На основании счета на оплату можно ввести документ «Реализация товаров и услуг», который будет использоваться для отражения операции продажи на счетах.
По кнопке «Печать» можно получить печатную форму документа.После проведения документ «Реализация товаров и услуг» делает следующие бухгалтерские записи:
Нажав на ссылку «Ввести счет-фактуру», можно создать документ «Счет-фактура выданный», в котором все данные заполнятся автоматически.
После проведения документа «Счет-фактура выданный» автоматически делается запись в Книгу продаж.Оплата реализованных ТМЦ оформляется документом «Поступление на расчетный счет», который можно внести на основании «Реализации товаров и услуг».
Документ заполняется автоматически на основании данных, отраженных в «Реализации товаров и услуг». После проведения документ «Поступление на расчетный счет делает следующие бухгалтерские записи:
При авансовой форме оплаты сначала проводится банковская выписка, а потом оформляется реализация ТМЦ. В этом случае расчеты с покупателями будут проходить с использованием счета 62.02.
Сверка расчетов с контрагентами
Для сверки расчетов с контрагентами предусмотрен «Акт сверки взаиморасчетов», который заполняется на основании документов, введенных в программу (банковская выписка, поступление и реализация товаров и т. д.).«Акт сверки взаиморасчетов» доступен из меню «Покупка» и «Продажа» главного меню программы.
«Акт сверки взаиморасчетов» не делает проводок, но позволяет отследить состояние взаиморасчетов с контрагентами.
В «Акте сверки взаиморасчетов» необходимо указать период, за который производится сверка, выбрать контрагента, договор и валюту сверки, после чего нажать кнопку «Заполнить».
Сверка доступна в двух вариантах: по данным организации и по данным контрагента.На закладке счета учета расчетов по умолчанию установлены следующие счета, по которым производится сверка:
С помощью галочек и кнопок над списком счетов можно изменять состав счетов учета расчетов с контрагентами. Например, можно произвести сверку только по одному счету расчетов.Печатная форма акта сверки выглядит следующим образом:
Акт сверки печатается в двух экземплярах, на нем ставятся печать и подпись ответственных лиц, после чего акт сверки передается организации, с которой была проведена сверка.
"Программа неправильно подставляет счета учета для номенклатуры и мне приходится постоянно менять их в документах руками!" Такую фразу я частенько слышу от бухгалтеров, работающих в программе 1С:Бухгалтерия 8. Те, кто работают с нами, уже давно знают, что и как надо делать, чтобы не мучиться со счетами учета в документах. Сегодня я расскажу вам все "секреты" этого простого вопроса.
Традиционно пример буду рассматривать на программе 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3), но все что я расскажу – справедливо и для предыдущей версии программы.
Итак, о чем собственно пойдет речь? Ну, например, в нашу организацию поступил товар Молоко "Домик в деревне". Мы уже раньше создавали такую номенклатурную позицию в программе и теперь, оформляя документ "Поступление товаров" просто подбираем этот товар по наименованию:
И как только мы выбираем нужную нам позицию, программа сама проставляет в строке счет учета номенклатуры:
И в данном случае, автоматически был проставлен счет 10.01. А мы то приходуем товар! Нам то нужен счет 41.01. Или наоборот, мы делаем отгрузку товара и при выборе этой же номенклатурной позиции программа опять подтянет в документ не тот счет, который нам нужен.
И начинается вечная борьба пользователя с программой. В каждом документе бухгалтер пытается "усмирить" непокорную 1С:Бухгалтери, перебивая руками счет учета. Постоянный поиск по документам и оборотно-сальдовым ведомостям, куда же мы оприходовали тот или иной материал.
Есть в моей практике и более продвинутые пользователи, которые где-то, что то прочитали или услышали про закрепление в программе счетов учета за номенклатурой и…. да! К КАЖДОЙ номенклатурной позиции в ее карточке они "подвязывают" счет учета. Ого-го, какой труд! А сколько времени на это потрачено! А сколько записей в программе сделано!
А ведь на самом деле, все гораздо проще. Сначала давайте обратимся к справочнику "Номенклатура". При первоначальной установке программы 1С:Бухгалтерия 8 этот справочник не является пустым. В нем всегда есть вот этот набор "папочек", который задан в программе разработчиками:
Сами папки в программе пустые. И каждый пользователь заполняет эти папки в процессе своей работы.
В этом справочнике сверху есть две гиперссылки "Виды номенклатуры" и Счета учета номенклатуры, пройдя по которым, мы попадаем в одноименные регистры сведений. Сначала откроем регистр "Виды номенклатуры:
Этот регистр практически дублирует группы номенклатуры "папочки". Каждая запись этого регистра представляет собой табличку, с наименованием вида номенклатуры и указанием, является ли этот вид услугой или нет. :
Теперь перейдем в регистр "Счета учета номенклатуры"
В этом регистре за каждым видом номенклатуры закреплены счета учета, которые и будут подставлять в документы поступления, реализации, перемещения и т.д.
В программе по умолчанию счета учет определяются в зависимости от вида номенклатуры.
Т.е. для того, чтобы не перебивать каждый раз счет учета в документа нужно правильно указать Вид номенклатуры в карточке Например, в нашем случае Молоко "Домик в деревне" указано как "Материалы". Надо поменять на товары, и вуа-ля. Программа все поняла
Некоторые бухгалтеры спросят меня, а что мне делать, если в регистрах нет нужных мне видов и счетов учета. Ну, например, на транспортном предприятии надо учитывать различные виды ГСМ, а это счет 10.03. Не беда. Мы сами можем добавить недостающие нам позиции в регистрах.
Возвращаемся в регистр "Виды номенклатуры по кнопке "Создать" добавляем в список вид ГСМ.
После этого переходим в регистр "Счета учета номенклатуры" создаем новую запись для вида ГСМ, проставив необходимые нам сведения:
Вот теперь создаем новую номенклатуру и указываем соответствующий вид:
Таким образом, чтобы не воевать с программой каждый раз, при создании документов, нужно внимательно выбрать вид номенклатуры при создании элементов справочника "Номенклатура".
Аналогично, можно настроить счета учета не для вида номенклатуры, а для группы номенклатуры. Т.е. счет учета будет определяться в зависимости от того, в какую "папочку" мы поместили нашу номенклатурную позицию:
Кроме этого счета учета можно настроить в зависимости от организации или склада. Если задать несколько параметров, то счет учета в документ будет подставляться при одновременном выполнении всех условий.
Вот и весь секрет. Надеюсь, моя стать помогла вам лучше понять, что происходит в программе при создании документов.
Если для вас что то осталось непонятным, то можете задавать вопросы по работе в 1С нашим специалистам в наших группах в соц.сетях.
Спасибо за то, что с нами.
Ваш консультант, Виктория Буданова.
