Расчеты с подотчетными лицами не теряют своей актуальности. Документальное оформление таких расчетов и порядок отражения их в учете не претерпели каких-либо значительных изменений. Однако, как свидетельствует практика, в том числе судебная (Определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450), бухгалтеры по сей день допускают ошибки, приводящие к негативным последствиям для организации или подотчетных лиц. В статье рассмотрим основные моменты оформления и выдачи подотчетных сумм.
Законодательная база
При выдаче денег подотчет необходимо руководствоваться Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У . Пунктом 6.3 установлен следующий порядок действий:
1. Получить письменное заявление работника о выдаче ему денег на нужды предприятия в произвольной форме с обязательным указанием:
- суммы, которую надо выдать;
- срока, на который выдаются деньги;
- даты подписания заявления;
- визы руководителя организации о согласовании им выдачи денег и срока, на который они выдаются.
Важно! С 19.08.2017 выдача денег подотчет может осуществляться без заявления сотрудника, а по приказу гендиректора (п. 6.3 Указаний № 3210-У).
2. Оформить расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2 (0310002), соблюдая следующие процедуры (пп. 4.2, 4.3, 6, 6.2 Порядка): подписать РКО должен главбух или иное лицо, имеющее право подписи кассовых документов, но после подписания РКО работником и выдачи ему денег из кассы.
Важно! Так как с июня 2019 года выдача денег подотчет возможна при наличии непогашенной подотчетником задолженности по ранее полученной сумме на аналогичные цели, инвентаризация расчетов с подотчетными лицами, а именно с подавшим заявление на выдачу ему суммы, не нужна.
Способы выдачи наличных
Традиционно подотчет выдаются наличные, но наиболее удобный на сегодняшний день способ — перечисление денег на банковскую карту.
Такая возможность выдачи наличных обязательно должна быть предусмотрена Приказом предприятия.
Для таких целей могут использоваться корпоративные карты, выпущенные банком на имя работников организации, или зарплатные карты.
В данном случае в заявлении на выдачу денег, помимо указанной выше информации, необходимо указать реквизиты банковской карты. В платежном поручении в поле «Назначение платежа» указать, что перечисленные средства являются подотчетными (возможные формулировки: «Аванс на хозяйственные нужды», «Аванс на оплату командировочных расходов»).
Правильно отчитаться по расходам
Подтверждением использования полученных денег по назначению является авансовый отчет (форма АО-1 унифицированная, Постановление № 55, применяется организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений), срок составления которого — не позднее трех рабочих дней после дня, в который истекает срок выдачи денег, указанный в заявлении, или дня выхода на работу. АО сотрудник предоставляет главбуху, бухгалтеру (если они отсутствуют, руководителю) с приложением документов, подтверждающих расходы.
Скачать форму АО-1 вы можете в конце статьи.
Сотрудники, получившие деньги на пластиковую карту, кроме подтверждающих расходы документов, должны приложить к АО подтверждение оплаты расходов банковской картой (реестр платежей или электронный журнал по счету карты).
Проверка АО, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (в Приказе организации).
Окончательные расчеты
Типичная ситуация — когда выданная сумма не совпадает с подтвержденными расходами по АО.
Так, если работник потратил больше денег, чем выдано подотчет, в АО указывается перерасход. После утверждения АО руководителем организации перерасход выдается наличными по РКО или на банковскую карту. В последнем случае в поле «Назначение платежа» обязательно указать «Компенсация расходов по авансовому расчету № ___ от ____».
Если работник потратил меньше, чем ему было выдано, в авансовом отчете отражается остаток, который надо вернуть предприятию в срок, указанный в заявлении о выдаче денег под отчет. Возврат денег также возможен в день выхода сотрудника на работу после командировки, отпуска или болезни, если срок, на который выданы деньги, истек в этот период. Если возврат осуществляется наличными, оформляется приходный кассовый ордер (ПКО), в котором:
- в строке «Сумма» указывается сумма, возвращаемая работником (рубли — прописью, копейки — цифрами);
- в строке «Основание» делается запись: «Возврат неиспользованных подотчетных денег»;
- в строке «Приложение» проставляются номер и дата АО.
Если вернуть неиспользованные суммы решено на расчетный счет, в поле «Наименование платежа» необходимо сделать запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа сотрудник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной подотчетной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.
Как отразить расчеты с подотчетными лицами (проводки) в учете
При отражении в учете операций по выдаче денег подотчет используется счет 71 (расчеты с подотчетными лицами). Основные проводки приведены в таблице:
|
Дата проводки |
Проводка |
Отражена операция |
|
дата выдачи денег |
Д-т 71 К-т 50, 51,55 |
выданы деньги |
|
Д-т 55 К-т 51, 52 |
перечислены деньги на корпоративную карту |
|
|
дата списания денег |
Д-т 73 К-т 55 |
списаны деньги со специального счета при отсутствии подтверждающих расходы документов |
|
дата утверждения АО |
Д-т 10 (08, 20, 26, 44) К-т 71 |
приняты к учету товары (работы, услуги) |
|
срок, установленный в Приказе |
Д-т 50, 51 К-т 71,73 |
от работника получен остаток неизрасходованных сумм |
|
Д-т 71 К-т 50, 51 |
работнику возвращен перерасход по авансовому отчету |
|
|
Д-т 94 К-т 71 |
отражены суммы, не возвращенные в установленный срок |
|
|
Д-т 70 К-т 94, 73 |
из зарплаты удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в срок |
Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях осуществляются с учетом следующих особенностей, установленных Приказом Минфина РФ № 157н :
- деньги подотчет выдаются сотруднику на основании заявления, в котором должны быть указаны: назначение выплаты; калькуляция необходимых средств или объяснение величины аванса; срок, на который выдаются денежные средства;
- форма РКО (0310002) и авансового отчета (форма 0504505) утверждены Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н .
Итак, процедура оформления, выдачи, отчета и окончательного расчета, как и документы, используемые для осуществления операций с подотчетниками, остаются практически неизменны на протяжении многих лет. Последние новшества — возможность безналичных расчетов и отсутствие необходимости погашать ранее полученный долг для получения новых сумм подотчет. Основные правила, изложенные в статье, помогут вам вспомнить каждый шаг в случае возникновения необходимости в выдаче денег сотруднику на нужды предприятия. Соблюдение изложенных правил позволит исключить риск доначисления сотруднику НДФЛ, а организации — риск признания расходов экономически необоснованными.
Подотчетные лица – это служащие компании, получившие деньги в подотчет для совершения расходов в интересах этой компании. Для учета расчетов с ними предусмотрен счет №71. О том, какие существуют типовые проводки по расчетам с подотчетными лицами, читайте в следующей статье.
Подотчетным лицом является сотрудник, который получил деньги в подотчет для использования их на хоз. нужды фирмы.
Типовые проводки
Типовые проводки расчетов с подотчетными лицами будут следующими:
- Д71 – К50 – осуществлена выдача денег в подотчет из кассы фирмы.
- Д71 – К51 – выдача подотчетных денег на банковский счет служащего.
- Д71 – К55 – выдача денег в подотчет со спец. банковского счета.
- Д20, 23, 25, 26, 44 – К71 – списание осуществленных подотчетными лицами затрат в расходы, в соответствие с предъявленным авансовым отчетом.
- Д20, 26, 44 – К71 – списание на себестоимость товаров командировочных затрат.
- Д10, 15, 41 – списание затрат на покупку ценностей, осуществленных подотчетным работником.
- Д10, 15, 07, 41, 08, 11 – К71 – оприходование ценностей на основе предоставленного авансового отчета.
- Д28 – К71 – отражение в учете денег, которые были направлены на гарантийное обслуживание товаров или устранение брака продукции.
- Д68 – К71 – оплата платежей по налогам через подотчетных работников.
- Д91 – К71 – отражение прочих затрат фирмы, которые оплатил подотчетный работник.
- Д50 – К71 – подотчетный служащий вернул в кассу не потраченные средства.
- Д94 – К71 – списание денег, которые подотчетный рабочий не вернул в компанию в установленный срок.
- Д70 – К94 – сумма подотчетных средств, не возмещенная служащим, удержана из его зарплаты.
- Д60 – К71 – погашение долга перед поставщиком подотчетным работником.
Подотчетные лица - это лица, которые получили от организации денежные средства под отчет и в интересах которой должны произвести расходы или приобрести имущество.
О бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами расскажем в нашей консультации.
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами, являющимися работниками организации, ведется на одноименном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н). 71 счет бухгалтерского учета - это активно-пассивный счет.
На этом счете обобщается информации о расчетах с работниками по суммам, которые были выданы им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.
В то же время возможна ситуация, когда, к примеру, работник отправился в командировку, не получив под отчет денежные средства. В этом случае возмещение произведенных расходов также будет отражаться с использованием счета 71. Это означает, что синтетический счет 71 применяется не только для учета выданных под отчет сумм, но и для учета возмещения произведенных работниками расходов за свой счет, но в интересах организации.
Аналитический учет на счете 71 ведется по каждому подотчетному лицу и сумме, выданной под отчет.
Бухгалтерские проводки по счету 71
Если средства выданы в подотчет, проводка будет зависеть от формы выданных средств: наличная или безналичная.
Так, если деньги выданы из кассы в подотчет, проводка будет такая:
Дебет счета 71 - Кредит счета 50 «Касса»
В случае же перечисления подотчетных средств на карту работнику, проводка будет иная:
Дебет счета 71 - Кредит счета 51 «Расчетные счета»
Соответственно, если сдан в кассу остаток подотчетных сумм, проводка должна быть отражена следующая:
Дебет счета 50 - Кредит счета 71
Произведенные подотчетником расходы списываются с кредита счета 71 в дебет различных счетов в зависимости от вида расходов.
Практически любая организация посылает курьеров с деньгами и важными документами к контрагентам, командирует сотрудников, выдает представительские суммы и т.д. Нюансов учета подотчетных денег множество.
Подотчетные лица
- работники вашей организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Список , а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.
|
Наличные денежные средства выданы под отчет из кассы |
|||
|
Выданы под отчет денежные средства с расчетного счета |
|||
|
Выданы под отчет денежные средства с валютного счета |
|||
|
Выданы под отчет денежные средства со специального |
|||
|
Подотчетные лица получили средства от других |
|||
|
|
|||
|
Отражена задолженность подотчетного лица, переведенного |
|||
|
Подотчетные лица головного отделения организации |
|||
|
Подотчетные лица филиала, выделенного на отдельный |
|||
|
Задолженность перед подотчетным лицом, не погашенная в |
|||
|
Положительная курсовая разница по задолженности перед |
|||
|
Оприходовано оборудование, приобретенное подотчетным |
|||
|
Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с покупкой |
|||
|
Оприходованы материалы, приобретенные подотчетными |
|||
|
Оприходованы животные, приобретенные подотчетными |
|||
|
Оприходованы материально-производственные запасы, |
|||
|
Основного |
|||
|
Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд |
|||
|
Оплачены подотчетными лицами общепроизводственные |
|||
|
Оплачены подотчетными лицами общехозяйственные расходы |
|||
|
Оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с |
|||
|
Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд |
|||
|
Оприходованы товары, приобретенные подотчетными лицами |
|||
|
Расходы подотчетных лиц, связанные с продажей товаров |
|||
|
Отражены расходы, связанные с продажей (в части уже |
|||
|
|
|||
|
Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под |
|||
|
Неиспользованные денежные средства в иностранной |
|||
|
Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под |
|||
|
До истечения срока представления авансового отчета |
|||
|
Сумма подотчетных денежных средств переоформлена в заем |
|||
|
Подотчетные лица погасили задолженность перед |
|||
|
Подотчетное лицо головного отделения организации |
|||
|
Подотчетное лицо филиала, выделенного на отдельный |
|||
|
Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с процессом |
|||
|
Отрицательная курсовая разница по задолженности перед |
|||
|
Отражены подотчетные суммы, по которым подотчетное лицо |
|||
|
Подотчетные лица оплатили затраты, которые учитываются |
|||
|
Подотчетные лица оплатили расходы, связанные с |
|||
|
Задолженность подотчетного лица списана в связи с |
Как правило, под подотчетными средствами
понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели - приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также суммы на оплату командировочных и представительских расходов.
Предприятиями должен быть определен перечень сотрудников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы, утвержденный приказом (распоряжением) руководителя. В данный перечень могут включаться только постоянно работающие в организации лица, в том числе на условиях совместительства.
Предусмотрены следующие основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам
:
- выдача денежных средств под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
- подотчетные лица должны отчитаться по полученным суммам в течение трех дней после возвращения из командировки или окончания указанного срока;
- под отчет производится при отсутствии задолженности по ранее выданным суммам;
- передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.
Операции с подотчетными суммами требуют тщательного документального оформления.
Выдача подотчетных сумм оформляется организационно-распорядительным документом
, утвержденным руководителем, в котором должны быть указаны:
- перечень лиц, которым выдаются денежные средства под отчет;
- срок, на который выдаются подотчетные суммы;
- предельный размер подотчетных сумм;
- срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных средств.
Если распорядительный документ отсутствует, то работник, получивший денежные средства под отчет, должен отчитаться по ним в течение рабочего дня.
Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером
. Подотчетные лица должны отчитаться по полученным денежным средствам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.
Если выдаются денежные средства на командировочные расходы, необходимо оформить следующие документы
:
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
- командировочное удостоверение;
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.
Срок командировки
определяется руководителем организации. При этом следует учитывать, что он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
Днем выезда
в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.
К числу возмещаемых командировочных расходов относятся затраты на проезд к месту командировки и обратно, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), плата за проживание в месте командировки (плата за наем жилья, проживание в гостинице и т.п.), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Остаток неиспользованного аванса
сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Подотчетные лица не всегда могут оценить достоверность и необходимое количество бухгалтерских документов. Если сотрудник представляет неполный пакет документов или недостоверные документы, то нередко налоговые органы доначисляют "зарплатные" налоги.
Если работник своевременно не отчитался по суммам, выданным под отчет, организация вправе удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы работника. При этом необходимо соблюдать следующие условия:
- решение об удержании не возвращенной в кассу подотчетной суммы организация должна принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для ее возврата;
- размер всех удержаний при каждой выплате не должен превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику;
- необходимо получить письменное согласие работника.
Если вы выдали работнику из кассы деньги под отчет, необходимо составить проводку по дебету счета 71:
Дебет 71 Кредит 50
- выдана работнику из кассы подотчетная сумма.
Пример. Организация в марте 2011 г. приобрела легковой автомобиль стоимостью 236 000 руб. (в том числе НДС - 36 000 руб.).
Дебет 08-4 Кредит 60
- 200 000 руб. (236 000 руб. - 36 000 руб.) - учтены расходы по покупке автомобиля (без НДС);
Дебет 19-1 Кредит 60
- 18 000 руб. - учтена сумма НДС по автомобилю (согласно счету-фактуре продавца);
Дебет 60 Кредит 51
- 236 000 руб. - оплачен счет продавца;
Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДС", Кредит 19-1
- 18 000 руб. - произведен налоговый вычет по НДС.
За регистрацию автомобиля в ГИБДД (проведение технического осмотра, получение свидетельства о регистрации транспортного средства и номерных знаков) было заплачено 700 руб.:
Дебет 71 Кредит 50
- 700 руб. - выданы из кассы деньги подотчетному лицу для оплаты регистрационных сборов;
Дебет 08-4 Кредит 71
- 700 руб. - плата за регистрацию учтена в балансовой стоимости автомобиля (на основании авансового отчета подотчетного лица);
Дебет 01 Кредит 08-4
- 200 700 руб. (100 000 руб. + 700 руб.) - автомобиль зачислен в состав основных средств.
Пример.
Работнику организации выдано под отчет 1500 руб. на хозяйственные расходы. Данным работником были приобретены канцелярские товары на сумму 1350 руб. Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу.
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
Дебет 71 Кредит 50
- 1500 руб. - выданы денежные средства под отчет;
Дебет 10 Кредит 71
- 1350 руб. - оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника;
Дебет 50 Кредит 71
- 150 руб. - сдан в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.
Не возвращенный в срок авансовый отчет списывается проводкой:
Дебет 94 Кредит 71
- отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.
Данную сумму можно удержать из заработной платы.
Пример.
Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету составил 6000 руб., который не был возвращен в установленный срок. Авансовый отчет утвержден в сумме 15 000 руб. В связи с этим руководитель издал распоряжение об удержании сумм из заработной платы подотчетного лица. Оклад работника составляет 25 000 руб.
Дебет 71 Кредит 50
- 21 000 руб. - выдано под отчет работнику на командировочные расходы;
Дебет 26 Кредит 71
- 15 000 руб. - сдан авансовый отчет;
Дебет 94 Кредит 71
- 6000 руб. - отражена сумма не возвращенного в срок аванса;
Дебет 73 Кредит 94
- 6000 руб. - сумма не возвращенного в срок аванса отнесена на подотчетное лицо;
Дебет 70 Кредит 73
6000 руб. - не возвращенный в срок аванс удержан из заработной платы.
