Приходные и расходные ордеры - это унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом для использования организациями или индивидуальными предпринимателями с использованием наличных денежных средств. В зависимости от того какую функцию они несут в кассе организации - приход или расход - существуют приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер. Давайте рассмотрим подробнее каждый из них, для чего он нужен, какую функцию в себе несёт и когда необходимо оформить.
Когда заполняется Приходный кассовый ордер (ПКО)?
Когда в кассу организации или ИП поступают наличные денежные средства, то необходимо отразить факт совершения этой хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. И для оприходования наличности существует приходный кассовый ордер.
Он составляется по унифицированной в единственном экземпляре и подписывается главным бухгалтером, бухгалтером, бухгалтером-кассиром, кассиром организации или другим уполномоченным лицом.
Приходный кассовый ордер состоит из двух блоков:
- Сам ПКО;
- Квитанция, которая после заполнения отрывается и отдается лицу, внесшему деньги в кассу.
Выписывать приходник можно как вручную, так и с помощью компьютера. Исправления в приходном ордере не допускаются. Если вы допустили ошибку, ордер необходимо переписать. В противном случае такой документ является не действительным и нарушающим кассовую дисциплину.
На втором блоке ПКО «Квитанция» после заполнения ставится печать юридического лица или предпринимателя. Необходимости ставит печать, чтобы половина попадала на приходный кассовый ордер и вторая половина на квитанцию, сейчас нет.
В каких случаях заполняется Приходный кассовый ордер?
Приходный кассовый ордер мы заполняем при:
- внесении учредителями своей доли в уставном капитале;
- поступлении в кассу выручки. Если вы в своей работе используете кассовый аппарат и в течение дня пробиваете покупателям кассовые чеки, то оформлять приходный кассовый ордер на каждый пробитый чек не нужно, приходуется только одним ПКО общая сумма в конце рабочей смены;
- возврате заёмных средств. Если ваша организация или ИП давали займ юридическому или физическому лицу, и займ возвращается в кассу организации;
- возврате от подотчётного лица. Ваша организация выдала работнику деньги под отчет, работник закупил необходимое и остаток аванса приносит в кассу организации или предпринимателя;
- снятии денежных средств с расчетного счёта юр лица. Если вы снимаете денежные средства с расчетного счета организации на заработную плату, хозяйственные нужны и пр., то эти денежные средства должны сначала приходоваться в кассу организации.
Порядок заполнения Приходного кассового ордера
Теперь мы рассмотрим пошагово порядок заполнения каждого поля Приходного кассового ордера.
сайте Росстата .
В поле «Дата составления» ставится текущая дата, т.к. приходный кассовый ордер составляется на момент совершения хозяйственной операции.
Колонки «Дебет» и «Кредит» заполняются в соответствии с бухгалтерскими проводками и оформляет их бухгалтер. Но, по умолчанию, графа «Дебет» заполняется 50.1 - поскольку это бухгалтерский счёт кассы организации. В графе «Кредит» может быть один из следующих бухгалтерских счетов:
75 «расчеты с учредителями» - при взносе учредителями доли в уставном капитале;
51 «расчетные счета» - при снятии денежных средств с расчетного счёта;
71 «расчеты с подотчетными лицами» - при возврате неиспользованного аванса от работника;
62 «расчеты с покупателями и заказчиками» - при поступлении оплаты от покупателя в кассу организации;
90.1 «выручка от продаж» - при оприходовании выручки за смену с применением контрольно-кассовой техники.
В поле «Сумма» отражается сумма, вносимая в кассу. При этом указание копеек и рублей разделается символом «-».
В поле «Принято от» прописывается полностью либо ФИО вносителя в родительном падеже (отвечает на вопрос - от кого?), либо полное наименование юридического лица или ИП и ФИО вносителя физического лица тоже в родительном падеже.
В поле «Основание» вносится основание для внесение денежных средств: взнос в уставный капитал, выручка от продаж, получение наличных из банка, оплата товаров/услуг согласно накладной № (договора №) и т.д.
В поле «Сумма» прописывается сумма вносимых денежных средств прописью с заглавной буквы, копейки указываются цифрами. Стоит отметить, что если Вы в табличной части ПКО указали полную сумму без копеек, то и в поле «Сумма» необходимо указать только полную сумму прописью без указания копеек. Не допускается сокращение руб и коп. Если сумма включает НДС, то пишется «включая НДС, процентная ставка НДС и сумма НДС».
В поле «Приложение» вписываются первичные документы, на основании которых вносятся деньги.
В двух нижних строчках ставятся подписи кассира и главного бухгалтера.
Блок «Квитанция» заполняется аналогично блоку «Приходный кассовый ордер». Ставится печать, отрывается по линии и отдается вносителю.
Образец заполнения Приходного кассового ордера (ПКО)
Нажмите для увеличения
Когда заполняется Расходный кассовый ордер (РКО)?
По аналогии с приходным кассовым ордером, расходный кассовый ордер заполняется в случае когда деньги необходимо получить в кассе организации.
РКО составляется по унифицированной в единственном экземпляре и хранится в кассовой книге организации.
Расходный кассовый ордер составит только из одного блока - самого расходного кассового ордера. Подписывается главным бухгалтером, бухгалтером, бухгалтером-кассиром, кассиром организации или другим уполномоченным лицом.
Выписывать расходник можно как вручную, так и с помощью компьютера. Исправления в расходном ордере не допускаются. Если Вы допустили ошибку, ордер необходимо переписать. В противном случае такой документ является не действительным и нарушающим кассовую дисциплину.
В каких случаях заполняется Расходный кассовый ордер?
Расходный кассовый ордер мы заполняем при:
- необходимости выдачи подотчетным лицам на закупку необходимых товаров или материалов для организации;
- выдаче подотчетным лицам на личные и командировочные расходы;
- сдаче наличных денежных средств в банк на расчетный счёт организации;
- выплате заработной платы (аванса) сотрудникам наличными в кассе;
- выплате дивидендов учредителям.
Порядок заполнения Расходного кассового ордера
Теперь рассмотрим пошагово как правильно заполнить расходный кассовый ордер.
В поле «Организация» прописываем полное наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя согласно уставным документам.
В поле «Структурное подразделение» прописывается подразделение, которое ордер выдало. Если в организации или у ИП отсутствует подразделение, то ставится прочерк.
В поле «по ОКПО» вписываем код ОКПО, выданный органами Статистики. Если Вы не знаете свой код, то узнать его Вы можете на официальном сайте Росстата .
Поле «номер документа» присваивается с первого номера, начиная с 1 января нового года и имеет сквозную нумерацию в течение года до 31 декабря. Организация вправе к цифрам использовать префиксы.
В поле «Дата составления» ставится текущая дата, т.к. расходный кассовый ордер составляется на момент совершения хозяйственной операции.
Колонки «Дебет» и «Кредит» заполняются в соответствии с бухгалтерскими проводками и оформляет их бухгалтер. Но, по умолчанию, графа «Кредит» заполняется 50.1 - поскольку это бухгалтерский счёт кассы организации. В графе «Дебет» может быть один из следующих бухгалтерских счетов:
70 «расчеты по заработной плате» - при расчетах с работниками организации наличными денежным средствами;
51 «расчетные счета» - при внесении денежных средств на расчетный счёт из кассы организации;
71 «расчеты с подотчетными лицами» - при выдаче работнику аванс на нужды предприятия или командировочные расходы;
60 «расчеты с поставщиками и подрядчиками» - при оплате поставщикам наличными денежными средствами.
В поле «Сумма» отражается сумма, вносимая в кассу. При этом указание копеек и рублей разделается символом «-». Либо при полных рублях копейки можно не указывать.
Поле «Код целевого назначения» заполняется только при условии использования организацией системы кодирования.
В поле «Выдать» прописывается полностью либо ФИО того, кому выдаются наличные в родительном падеже (отвечает на вопрос - от кого?), либо полное наименование юридического лица или ИП и ФИО получателя физического лица тоже в родительном падеже.
В поле «Основание» вносится основание для выдачи денежных средств: выплата дивидендов, оплата поставщику, инкассация, оплата товаров/услуг согласно накладной № (договора №) и т.д.
В поле «Сумма» прописывается сумма выдаваемых денежных средств прописью с заглавной буквы, копейки указываются цифрами. Стоит отметить, что если Вы в табличной части РКО указали полную сумму без копеек, то и в поле «Сумма» необходимо указать только полную сумму прописью без указания копеек. Не допускается сокращение руб и коп.
Кассовые операции, которые имеют место на территории России, подразумевают обязательное использование некоторых стандартизированных форм первичных документов. Требования к их структуре и содержанию закреплены законодательно. Среди них – приходный кассовый ордер. Бланк 2019 года и образец его заполнения будет в нашей статье. Рассмотрим, какие правила при внесении данных нужно соблюдать, чтобы избежать возможных проблем с контролерами.
Законодательная база
Действующие нормы обязывают фирмы и ИП, принимающие в кассу наличность, оформлять приходные кассовые ордеры (далее также – ПКО).
Главные инструкции о том, как заполнить приходный кассовый ордер (образец заполнения 2019), содержит в указание Банка России 2014-го года № 3210-У. Сама структура ПКО и состав обязательных элементов этой формы прописаны в постановлении Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998 г. На нашем сайте .
Когда формируют ПКО
Согласно закону, приходный ордер – это документальное подтверждение того, что в кассу фирмы поступила определенная сумма наличных. Его выписывают для следующих операций:
- получение дохода от реализации товаров, услуг;
- возврат остатка средств, ранее выданных подотчетникам;
- реализация ОС, находившихся в распоряжении компании;
- оплата долей в уставном капитале;
- снятие денег по чеку со счета в банке;
- передача средств из «обособок» организации в головное подразделение.
Причем не играет роли, каков источник наличных денег. На них всегда оформляют приходный кассовый ордер (скачать бланк можно по ссылке выше). Этот документ могут потребовать представители налоговой инспекции при проверке коммерческой структуры.
Компания может оформлять один ПКО по окончании рабочего дня на всю сумму принятых за этот период денежных средств, так и по своему усмотрению готовить квиток для каждой расчетной операции. Строгие законодательные правила на этот счет отсутствуют. Всё зависит от принятой в организации учетной политики.
Порядок оформления
Стандартизированная форма ПКО предполагает наличие 2-х частей:
- непосредственно ордер (хранят в компании – получателе средств);
- отрывного элемента – квитанции (возвращают вносителю наличных).
По действующим нормам квитанцию заверяют подписью главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица), визой и печатью кассира. Затем – передают вносителю денежных средств.
Печать проставляют только на квитанции. На самом ордере ее быть не должно.
Бытует мнение, что печать должна краем «заезжать» на тело документа. Данный подход многие используют на практике. Однако контролеры признают это нарушением существующих правил заполнения ПКО.
Законодательство обязывает кассира (или бухгалтера) начать оформление документа с заполнения самого ордера. Отрывную часть оформляют во вторую очередь.
Принимая приходный кассовый ордер (образец заполнения будет представлен ниже), ответственный работник должен:
- сверить подписи уполномоченных лиц с имеющимися у него образцами;
- уточнить, есть ли документы, подтверждающие правомерность сделки;
- проверить, соответствует ли сумма, прописанная в ПКО, фактически внесенному количеству денег.
Если поступившая в кассу компании сумма соответствует значению, прописанному на бланке ордера, кассир принимает документ и подтверждает всё это своей подписью и оттиском печати (штампом). Если же обнаружено расхождение, ПКО отправляют в бухгалтерию для переоформления.
Оформленный по всем правилам ордер остается в кассе предприятия. Уполномоченный сотрудник должен внести сведения о нем в журнал регистрации приходных документов (форма КО-3).
Обязательные элементы
По закону образец приходного кассового ордера обязательно содержит следующие реквизиты:
- наименование принимающей организации в соответствии с уставной документацией;
- порядковый номер (согласно журналу регистрации, в котором нумерация идет с начала года);
- дата заполнения;
- сведения для отражения в бухучете (дебет и кредит счетов, целевое назначение и др.);
- сумма поступивших в кассу денег (с копейками);
- данные лица, которое внесло средства;
- основание приема денег с приложением подтверждающего документа (в случае необходимости);
- подписи ответственных сотрудников организации (директора, главного бухгалтера принимающей стороны и вносителя денег);
- отрывная часть документа (квитанция), которая доказывает факта приема наличности кассой;
- указание на наличие или отсутствие НДС.
На заметку
Оформление б ланка приходного кассового ордера в 2019 году – зона ответственности кассира и бухгалтера, принимающих денежные средства. Если уполномоченные сотрудники отсутствуют, бланк заполняет руководитель организации.
Документ первичного бухгалтерского учета, по которому кассир производит прием наличной денежной массы в кассу предприятия – приходный кассовый ордер.
Приходный кассовый ордер: бланк типовой формы для документооборота
В числе прочих документов бухгалтерской отчетности, постановлением Госкомстата РФ №88 от 18.08.1998 года утверждена и типовая форма кассового ордера, по которому осуществляется прием наличной денежной массы в кассу хозяйствующего субъекта, получившего маркировку по унифицированному стандарту – КО-1.
Приходник (КО-1) имеет двухмодульный формат:
- приходный ордер, после заполнения регистрируется в Журнале кассовых операций и подшивается (по принципу возрастания) в папку дебетуемого лицевого счета;
- квитанция к приходному кассовому ордеру заполняется и подписывается уполномоченным лицом одновременно с ордером, и заверяется печатью.
В унифицированной форме ПКО скачать бланк в word-формате можно ниже.
Оформление кассового ордера
ПКО, как основной документ, отражающий кассовые приходные операции, заполняется кассиром либо лицом, уполномоченным распорядительным документом по предприятию.
Кроме уполномоченного лица, заполнение приходного кассового ордера имеет право произвести:
- главный бухгалтер (во время его отсутствия лицо, его замещающее);
- руководитель
В условиях индивидуального предпринимательства либо в тех случаях, когда выполнением кассовых операций и оформлением кассовой документации занимается руководитель, ПКО выписывается и подписывается руководителем.
На каждую приходную операцию может быть выписан только один приходник. Оформленный документ заверяется подписями должностных лиц и печатью кассира.
Использование на предприятии электронных форм ведения бухгалтерского учета и отчетности не освобождает от необходимости вести учет приходных операций по кассе на бумажных носителях. Поэтому, в обязанности кассира входит необходимость после того, как будет в электронном виде заполнен приходно-кассовый ордер, бланк распечатать, и дооформив установленным образом (подписав у главного бухгалтера и заверив мокрой печатью), подшить в папку по дебетуемому счету.
Важно помнить, что в ПКО недопустимы никакие виды ошибок и исправлений, бланк заполняется уполномоченным лицом в момент приема наличных денег, и не является уведомляющим документом, отправляемым через курьера или почтой.
Это должен знать каждый профессионал
С недавнего времени, а точнее с 2011-2012 г.г., адресатам стали поступать письма с маркировкой «ПКО ФМ (название города)», которые, как и любое нововведение, вызвали у получателей непонимание. Поскольку схожесть первой части аббревиатуры, а именно «ПКО… » вызвала ассоциацию с уже ставшей нормой рабочего сокращения приходно-кассового ордера, у адресатов возникли закономерные вопросы – как правильно расшифровывается аббревиатура ПКО ФМ, что это такое и имеет ли этот загадочный документ какое-либо отношение к обычному приходно-кассовому ордеру?
Правильная расшифровка аббревиатуры «Пункт Коллективного Обслуживания Франкировальной техники (машины)». Организация, скрывающаяся за этим названием – выделенное подразделение Почты России, специализирующееся на рассылке отправлений налоговых служб – уведомлений, а также квитанций на уплату различных видов налогов.
Учитывая это, совершенно очевидно, что к ПКО ФМ унифицированный приходник КО-1 не имеет никакого отношения, эти документы не взаимосвязаны, и путать эти два сокращения нельзя.
Как заполнять приходный кассовый ордер?
Внесение данных в ПКО производится по строго установленной форме.
На приходный кассовый ордер, образец заполнения которого утвержден Госкомстатом, следует опираться при ведении, оформлении и учете приходных кассовых операций, что позволит избежать множества нежелательных ошибок.
В бланк приходно-кассового ордера в 2017 году вносится ряд обязательных данных по кассовой операции:
- номер (по Журналу регистрации кассовых документов, форма КО-3) и дата составления ордера в формате «дд.мм.гггг» на текущее число;
- в графе «Дебет» отражается номер счета, по которому будут приходоваться внесенные в кассу предприятия деньги (в основном это сч.50 «Касса»);
- в графе «Кредит» необходимо указать номер счета (при необходимости – и субсчета), по кредиту которого будут отражаться поступившие в кассу денежные средства (это могут быть сч.сч. 90.1, 51, 71, 73,75);
- информация о лице, вносящем наличные деньги;
- сумма средств, принимаемых через кассу, и назначение платежа;
- в строках «В том числе» указывается наличие/отсутствие НДС (если оно есть – сумма указывается в численном выражении с использованием денежного выражения «руб.» и «коп.», а в строке «Приложение» – дополнительные документы (если таковые имеются).
Во второй части ПКО – квитанции, дублируются данные из ордера, кроме информации из строки «Приложения».
После заполнения кассиром или бухгалтером всех необходимых полей (если заполнение проходило в электронной форме, бланк приходника распечатать на бумажный носитель), ордер и квитанцию к нему подписывают уполномоченные лица, а заполненный бланк гасится штампом кассы «ПОЛУЧЕНО»
Для того чтобы избежать ошибок в кассовом документообороте, специалисты аудиторских компаний и инспектирующих служб рекомендуют скачать приходный кассовый ордер в типовом исполнении с официальных ресурсов и использовать его при совершении кассовых операций.
Регистрация кассового документа и сроки его хранения
Каждый приходник, по которому были приняты в кассу предприятия наличные средства, должен быть зарегистрирован в «Журнале учета кассовых операций» – стандартизированная форма КО-3. Регистрируемому документу присваивается порядковый номер, исчисление которых ведется в нарастающем порядке, начиная с первого финансового дня текущего года.
К регистрации кассовых документов предъявляются жесткие требования – в Журнале не допускаются исправления, искажения, неточности и несовпадения с данными первичного документа. Следует помнить, что все указанные ошибки являются нарушением кассовой дисциплины, за которые, как и за само отсутствие ПКО, к субъекту финансовой деятельности могут быть применены штрафные санкции.
Сроки хранения ПКО установлены, как и для всех кассовых документов, – пять лет. На хранение могут быть приняты только приходники, оформленные в установленном порядке – с указанием не только данных по финансовой операции, но и установочных данных предприятия. Учитывая это, следует помнить, что форма электронного учета, которая используется хозяйственным субъектом, не всегда содержит всю необходимую информацию (название организации, структурного подразделения, коды ОКУД, ОКПО), поэтому целесообразно использовать в документообороте типовой приходный кассовый ордер, который наиболее удобен для исполнителя и визуального прочтения.
ПКО — это документ, который всегда оформляется бухгалтером-кассиром при получении наличных денег. Бланк приходного кассового ордера имеет унифицированную форму (КО-1) и регламентирован Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Бюджетные организации обязаны использовать именно его, поэтому ниже вы можете скачать (Word) приходный кассовый ордер, бланк.
Скачать бесплатно приходно-кассовый ордер, бланк 2019 года
Как оформляется ПКО
Документ составляется в единственном экземпляре. При заполнении исправления не допускаются. Если вдруг бланк испорчен, то просто нужно заполнить его заново.
Заполнять можно как от руки, так и с помощью бухгалтерской программы на компьютере. Кроме того, некоторые сайты позволяют составить приходный кассовый ордер онлайн.
Главные инструкции по грамотному заполнению ПКО прописаны в Указаниях Банка России № 3210-У (в ред. от 19.06.2017 № 4416-У).
Обратим внимание, что бланк разделен линией отрыва на две части, обе заполняются единовременно.
Слева — сам приходный документ, эта часть остается в бюджетной организации. Ее подписывает главный бухгалтер и кассир.
Справа — квитанция. Она подписывается и заверяется печатью бюджетной организации, а затем отдается тому, кто вносит наличные деньги.
ПКО можно составлять:
- на каждую операцию по приему наличных денег в кассу;
- на всю сумму денег, поступивших в кассу бюджетной организации за день. Такой ПКО составляется на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к чеку кассы, иных документов, предусмотренных законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Кассовую книгу ведет кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). Центробанк разрешает заполнять книгу любому сотруднику. Когда поправки вступят в силу, заполнять книгу сможет, например, директор (п. 4 Указания № 3210-У).
Инструкция по заполнению
Изучить и скачать приходный кассовый ордер (бланк) бесплатно вы смогли в начале статьи. Теперь разберемся, как правильно заполнить его.
Рассмотрим эту процедуру по шагам.
Шаг 1. Заполняем шапку
Указываем полное наименование организации. Если есть касса в структурном подразделении — вписываем его название, а если нет — ставим прочерк.
Здесь же указываются коды ОКУД и ОКПО, присвоенные органом статистики.
Шаг 2. Заполняем разделы «Дебет» и «Кредит»
Номер документа соответствует порядковому номеру по журналу регистрации (форма № КО-3) с начала календарного года. Дата должна совпадать с днем передачи денег.
Строки «Дебет» и «Кредит» заполняются согласно утвержденному плану счетов учета.
Шаг 3. Указываем, кто и зачем внес средства
В строке «Принято» вписываем Ф.И.О. человека, от которого были приняты наличные деньги.
В строке «Основание» требуется уточнить хозяйственную операцию. К примеру, оплата за платные образовательные услуги.
Шаг 4. Вписываем сумму
Сумму указываем прописью.
Помните, что сумма наличных расчетов в рамках одного договора может составлять не более 100 000 рублей. Принятие нескольких ПКО на общую сумму больше разрешенной также будет нарушением!
В строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или запись «Без налога (НДС)».
Шаг 5. Заполняем квитанцию
Квитанция к ПКО заполняется аналогично.
Ставим печать только на квитанции. Левая часть ПКО оформляется без печати.
Поступление денег в хозяйственном субъекте может осуществляться двумя способами - безналично на расчетный счет и наличными в кассу. Документальное оформление регулируется указаниями ЦБ РФ, согласно которым в последнем случае надо составлять приходный кассовый ордер. Органы статистики для него разработали стандартную форму.
Приходный кассовый ордер это документ, который выписывается бухгалтером или иным специалистом при поступлении денег в кассу.
Действует стандартная его форма, но предприятия в соответствии со спецификой своей деятельности могут ее перестраивать.
Законодательство устанавливает, что приходный кассовый ордер компании и предприниматели должны оформлять каждый раз когда осуществляется оприходование денег в кассу.
К таким ситуациям относится:
- Оформление поступления наличной выручки от покупателей и заказчиков. Приходный ордер нужно выписывать даже тогда, когда осуществляется прием налички по БСО. В этом случае он составляется на общую сумму выручки либо за день, либо за смену.
- Когда осуществляется возврат неиспользованных подотчетным лицом ранее полученных сумм.
- При поступлении денег в кассу с расчетного счета для финансирования хозяйственных расходов, а также для выплаты зарплаты.
- Возврат ранее предоставленных по договору займа средств.
- Платежи учредителей по взносам в .
- Возвраты ошибочно выплаченных сумм зарплат, возмещения материального вреда и т. д.
- В других установленных законодательством случаях.
Внимание! Разрешается не выписывать ПКО только предпринимателям, которые в соответствии с нормами права осуществляют ведение учета по упрощенной схеме. При выдаче денег из кассы применяется .
Порядок применения приходника
ЦБ РФ утвердил для субъектов бизнеса единый порядок ведения операций по кассе. Согласно ему все приходные кассовые операции должны оформляться при помощи приходного ордера (ПКО). Документ может быть сформирован как вручную, так и при помощи программного обеспечения, например, программы 1С.
Выписывая данный документ, кассир или иное ответственное лицо, не должно допускать в нем ошибок при оформлении. Так как исправления в ПКО не допускаются. Если вдруг ошибка все же будет обнаружена, документ следует заново оформить.
Выписывать кассовые ордера на приход может кассир, бухгалтер, главный или старший бухгалтер, а также руководитель. Кроме этого, для оформления документов могут привлекаться сторонние специалисты. При этом нужно помнить, что подписывать документы они не имеют права.
Составленный документ направляется в кассу специалисту, который проверяет его правильность оформления, а потом осуществляет регистрацию в журнале.
Проверив все обязательные реквизиты, кассир принимает наличные деньги, количество которых должно соответствовать указанной в документе сумме. Если поступление является доходом, то сумму надо пробить по ККА. Деньги могут передавать в кассу по реестру или квитанции. В этом случае они идут в качестве приложения к пко и должны указываться в нем.
Вам будет интересно:
Авансовый отчет: что можно принять к учету, образец заполнения, основные проводки
Если вноситель передал правильную сумму, кассир отрывает от приходника квитанцию, проставляет в ней все необходимые штампы и свою визу и передает ее ему.
Внимание! Когда рабочий день или смена подходят к концу все кассовые документы, в том числе и ПКО, отдаются вместе с отчетом кассира в бухгалтерию для проверки и отражения их хозяйственных операциях.
Приходный ордер КО-1 скачать бланк и образец заполнения
Приходный кассовый ордер образец заполнения
Рассмотрим на примере образец заполнения ПКО.
Основная часть
Заполнение документа нужно начинать с записи названия фирмы либо Ф.И.О. предпринимателя. Также в отдельном поле нужно проставить код ОКПО , который был присвоен организации в Росстате. Если такого кода нет, то в графе можно поставить прочерк.
Если приходник был оформлен в каком-то отдельном структурном подразделении, его наименование нужно указать в следующем поле. Если деление на отделы не используется, то здесь нужно поставить прочерк.
Затем на документе располагается таблица, в которой отражаются данные по бухгалтерскому учету - счета по дебету и кредиту, аналитического учета. Затем идет графа, в которую нужно цифрами списать сумму документа.
Последний столбец содержит код целевого финансирования. В него заносится информация в том случае, если такая кодировка принята на данном предприятии.
В поле «Принято от» записываются сведения о том, кто сдает деньги в кассу. Это указывается в родительном падеже. Если сдает физическое лицо или работник, здесь нужно проставить полные Ф.И.О.
Иногда возникает ситуация, что он лица фирмы производит оплату ее работник. Тогда здесь оптимальнее сначала указать наименование фирмы, а затем после слова «через» – Ф.И.О. этого сотрудника. Например, «ООО Славия через Иванцева Геннадия Федоровича».
В поле «Основание» записывается причина, по которой деньги сдаются в кассу. Здесь может быть указано название конкретного товара, услуги, возврат подотчета или зарплаты и т. д.
Поле «Сумма» дублирует ранее указанную цифрами поступившую сумму денег. Только на этот раз ее необходимо расписать словами. Копейки, если они есть, записываются цифрами.
Если компания принимает оплату за товары и услуги с выделением НДС, то размер налога в полученной сумме указывается после слов «В том числе НДС…».
В поле «Приложение» можно записать названия документов, которые сопровождают сдачу денег в кассу. Это может быть отчет закрытия смены, распоряжение, ведомость и т. д. Если же таких документов нет, то поле просто прочеркивается.
Вам будет интересно:
Оператор фискальных данных: список 2019 года, как выбрать
После составления документа его должен проверить и подписать главный бухгалтер, а затем свою подпись должен поставить и сам кассир.
Квитанция к приходному кассовому ордеру образец заполнения
Информация, которую заносят в квитанцию, должно полностью дублировать данные из основной части приходника.
В верхней части записывается название фирмы. Дальше в поле «К приходному ордеру» указывается номер документа и дата, когда он был составлен.
В полях «Принято от» и «Основание» дублируются сведения, которые были занесены в аналогичные поля основной части бланка.
Затем заносится количество принятых по документу денежных средств. Это нужно сделать сначала цифрами, а затем письменно словами.
Если в принятые средства входит налог, то в поле «В том числе» необходимо записать его сумму. Если налога нет - то сюда записывается фразой, к примеру, «Без налога НДС».
В самом конце находится место, где нужно указать дату совершения операции.
Приходный кассовый ордер заверяется главным бухгалтером, который проверяет правильность оформления документа. После этого его подписывает сам кассир.
Особенности заполнения ПКО
Закон устанавливает, что юридические лица могут рассчитываться между собой наличными суммами не более чем 100 тысяч рублей по одному договору.
Если кассиру предлагают примять большую сумму, чем эта – ему необходимо отказаться. Иначе на фирму и на него, как ответственное лицо, может быть наложены штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины.
Внимание! Однако из этой ситуации есть выход - принять сумму, но приходовать ее не сразу, а частями по 90-95 тысяч рублей в день. При превышении 100 по одному договору заключать с контрагентом новый договор.
Если фирма принимает выручку путем пробития чеков на кассовом аппарате, либо оформления БСО, то допускается в конце дня составить один приходный кассовый ордер сразу на всю сумму. При этом в графу «Основание» можно записать реквизиты отчета закрытия смены в конце дня, либо диапазон номеров выписанных квитанций.
